Comarch ERP XT oferuje dedykowany tryb współpracy z biurem rachunkowym, w którym klient prowadzi dokumenty sprzedaży i zakupu, a biuro przejmuje obsługę księgową. Prawidłowa konfiguracja tej integracji skraca czas obsługi i eliminuje błędy przepisywania danych.
Model współpracy klient–biuro rachunkowe w XT
Comarch ERP XT obsługuje dwa modele: biuro rachunkowe loguje się do systemu klienta przez Comarch ID i prowadzi księgowość bezpośrednio, albo klient eksportuje paczki dokumentów i biuro importuje je do własnego systemu (np. Comarch ERP Optima). Wybór modelu wpływa na zakres uprawnień, jakie biuro musi otrzymać.
Dodawanie biura rachunkowego do Comarch ID
Właściciel firmy loguje się na swoje konto Comarch ID, przechodzi do Zarządzanie → Dostęp dla biura rachunkowego i wpisuje adres e-mail konta Comarch ID biura. Biuro otrzymuje zaproszenie i po jego przyjęciu ma dostęp do bazy danych klienta z uprawnieniami zdefiniowanymi przez właściciela.
Konfiguracja uprawnień biura
W panelu zarządzania dostępem właściciel decyduje, czy biuro może tylko przeglądać dokumenty, czy również je edytować, oraz czy ma dostęp do modułu płac i kadr. Zaleca się przyznawanie biuru minimalnego zestawu uprawnień niezbędnego do prowadzenia ksiąg – dostęp do płac powinien być przyznawany tylko wtedy, gdy biuro obsługuje również kadry.
Eksport dokumentów do biura
Jeśli biuro pracuje w innym systemie, klient eksportuje rejestry VAT i listę dokumentów w formacie CSV lub XML przez menu Rejestry VAT → Eksport. Biuro importuje plik do swojego systemu. Ważne jest uzgodnienie z biurem okresu eksportu i nazewnictwa plików, aby uniknąć duplikatów po stronie biura.
Najczęstsze problemy integracji
Typowe błędy to wygaśnięcie zaproszenia Comarch ID (ważne 7 dni), brak aktualizacji adresu e-mail biura po jego zmianie, oraz konflikty edycji gdy właściciel i biuro jednocześnie modyfikują ten sam dokument. W przypadku konfliktu system wyświetla komunikat o blokadzie rekordu – rozwiązaniem jest zamknięcie dokumentu przez jedną ze stron.
