Choć Comarch ERP XT jest systemem dla przedsiębiorcy, czasem to biuro rachunkowe przesyła dane do zaimportowania – skorygowane rejestry, zaktualizowane plany kont czy listy wynagrodzeń. Poprawny import tych danych zapobiega ręcznemu przepisywaniu i wynikającym z niego błędom.
Kiedy biuro przesyła dane do importu?
Najczęstsze scenariusze to: biuro koryguje błędne dokumenty i odsyła poprawioną listę faktur, biuro przesyła wstępne rozliczenie podatku dochodowego do weryfikacji przez klienta, albo biuro migruje dane z poprzedniego systemu podczas zmiany biura rachunkowego. W każdym przypadku format pliku musi być zgodny z XT.
Import listy kontrahentów
Comarch ERP XT obsługuje import kontrahentów z pliku CSV o określonej strukturze kolumn: NIP, nazwa, adres, e-mail, telefon. Import uruchamia się z menu Kontrahenci → Importuj z pliku CSV. Przed importem należy sprawdzić, czy plik nie zawiera duplikatów NIP – system przy imporcie weryfikuje unikalność NIP i pomija kontrahentów z już istniejącym numerem.
Import dokumentów z innego systemu
Jeśli biuro pracuje na Comarch ERP Optima, może wygenerować paczki XML faktur, które klient importuje do XT przez Narzędzia → Import dokumentów. Ważne jest, aby paczka dotyczyła tylko dokumentów z okresu, który ma być zaimportowany – import dokumentów z zamkniętych okresów może powodować błędy walidacji VAT.
Weryfikacja po imporcie
Po każdym imporcie należy sprawdzić log importu, który system wyświetla bezpośrednio po zakończeniu operacji. Log zawiera listę zaimportowanych rekordów, pominięć i błędów. Błędy najczęściej dotyczą: brakujących pól obowiązkowych (NIP, data), nieznanego kodu stawki VAT lub przekroczenia długości pola. Rekordy z błędami trzeba poprawić w pliku źródłowym i zaimportować ponownie tylko te pozycje.
Bezpieczeństwo danych przy imporcie
Przed uruchomieniem dużego importu warto wykonać eksport bieżących danych jako punkt przywracania. Comarch ERP XT (jako system chmurowy) nie oferuje lokalnego backupu bazy, ale eksport CSV lub XML tworzy zapis stanu danych na moment eksportu – wystarczający do ręcznej weryfikacji po ewentualnym błędnym imporcie.
