Systematyczny audyt danych w Comarch ERP XL wykrywa nieścisłości zanim przekształcą się w błędy w sprawozdaniach finansowych, deklaracjach VAT lub raportach zarządczych. Audyt jest inwestycją w wiarygodność całego systemu informacyjnego firmy.
Zakres audytu danych ERP
Kompleksowy audyt danych w XL powinien obejmować: poprawność danych master (kartoteki kontrahentów, towarów, planów kont), spójność dokumentów operacyjnych z finansowymi (każda faktura powinna mieć odpowiadający zapis w KG), poprawność stanów magazynowych (ilościowych i wartościowych), spójność rozrachunków (otwarte pozycje powinny mieć pokrycie w dokumentach), oraz poprawność parametrów podatkowych (stawki VAT, kody GTU, NIP-y kontrahentów).
Automatyczne narzędzia weryfikacji spójności
Comarch ERP XL posiada wbudowane narzędzia weryfikacji spójności dostępne w module Administracja → Narzędzia diagnostyczne. Narzędzia te sprawdzają: czy każde WZ ma odpowiadającą fakturę sprzedaży, czy każde PZ ma odpowiadającą fakturę zakupu, czy salda rozrachunkowe zgadzają się z sumami otwartych pozycji, oraz czy wartość magazynu w module WMS odpowiada wartości kont magazynowych w KG. Raport z narzędzi diagnostycznych jest punktem startowym każdego audytu.
Audyt zewnętrzny vs. wewnętrzny
Audyt wewnętrzny (realizowany przez pracownika firmy lub IT) jest wystarczający dla regularnych przeglądów kwartalnych i rocznych. Audyt zewnętrzny (przez niezależnego audytora lub partnera Comarch) jest wartościowy przy wdrożeniu nowego modułu, po migracji danych, po wykryciu błędu finansowego lub na potrzeby due diligence. Zewnętrzny audytor wnosi świeże spojrzenie i doświadczenie z wielu instalacji, co pomaga wykryć problemy niewidoczne przy codziennej pracy z systemem.
Dokumentacja wyników audytu
Wyniki audytu powinny być dokumentowane w formie protokołu: co sprawdzono, co znaleziono (rozbieżności, błędy), jakie działania korygujące podjęto i kto był odpowiedzialny za ich realizację. Protokół audytu jest dowodem staranności w zarządzaniu danymi i może być wymagany podczas audytu finansowego lub kontroli skarbowej jako część dokumentacji systemu kontroli wewnętrznej.
Harmonogram regularnych audytów
Optymalny harmonogram audytów dla środowiska XL: operacyjny (codzienny) – weryfikacja niezaksięgowanych dokumentów, kwartalny – pełny audyt rozrachunków i stanów magazynowych, roczny – pełny audyt kartotek, spójności danych i poprawności konfiguracji. Harmonogram powinien być sformalizowany i przypisany do konkretnych osób (administrator XL, główny księgowy, kierownik magazynu) z terminem realizacji i raportowania wyników.
