Kontrola skarbowa lub celno-skarbowa firmy używającej Comarch ERP XL może obejmować żądanie dostępu do systemu ERP, plików JPK i historycznych wydruków dokumentów. Przygotowanie systemu z wyprzedzeniem redukuje stres i ryzyko pomyłek podczas trwania kontroli.
Dokumenty wymagane przez kontrolę skarbową
Organ podatkowy może zażądać: pliku JPK_V7 za kontrolowany okres (miesiące lub kwartały), pliku JPK_FA (faktury sprzedaży), ewidencji rejestrów VAT zakupu i sprzedaży, zestawień środków trwałych i ich amortyzacji, list płac i deklaracji ZUS, rozliczeń z kontrahentami zagranicznymi (WNT/WDT) oraz dokumentacji dotyczącej przywozu i wywozu towarów. Comarch ERP XL jest w stanie dostarczyć większość z tych dokumentów bezpośrednio lub przez eksport danych.
Generowanie JPK na żądanie kontroli
Pliki JPK na żądanie organu generuje się w XL z dokładnością do jednego dnia, wskazując dokładny zakres dat z żądania kontroli. JPK_V7 generuje się z modułu FK → Deklaracje → JPK_V7, JPK_FA z modułu Sprzedaż → Zestawienia → JPK_FA. Pliki powinny być wygenerowane i zweryfikowane (struktura XSD) przed udostępnieniem organowi – błędny plik JPK prowadzi do wezwania do korekty i wydłuża postępowanie.
Przygotowanie środowiska do wglądu organu
Jeśli organ żąda bezpośredniego dostępu do systemu ERP, należy przygotować: konto użytkownika tylko do odczytu dla inspektora, sesję szkoleniową dla inspektora dotyczącą nawigacji po systemie, oraz fizyczne lub zdalne stanowisko pracy z dostępem do XL. Konto inspektora powinno mieć uprawnienia wyłącznie do odczytu (bez możliwości edycji dokumentów) i dostęp tylko do wymaganych modułów (np. FK i Sprzedaż, nie Kadry).
Weryfikacja danych przed kontrolą
Przed kontrolą warto przeprowadzić własny audyt za kontrolowany okres: sprawdzić kompletność i spójność JPK, zweryfikować NIP-y kluczowych kontrahentów w Białym Wykazie, upewnić się, że wszystkie faktury są zaksięgowane i figurują w rejestrach VAT, oraz że rozrachunki z dużymi kontrahentami są uzgodnione. Niezgodności wykryte przed kontrolą można naprawić spokojnie i z dokumentacją – wykryte przez inspektora wymagają tłumaczenia i mogą prowadzić do kar.
Ochrona danych wrażliwych podczas kontroli
Kontrola skarbowa dotyczy danych podatkowych, nie wszystkich danych w systemie ERP. Inspektor nie ma prawa wglądu w dane osobowe pracowników niezwiązane z rozliczeniami podatkowymi (np. dane zdrowotne w kartach urlopowych). Konto inspektora powinno być pozbawione dostępu do modułu Kadry i Płace w zakresie danych osobowych pracowników, a jedynie mieć dostęp do zestawień list płac na potrzeby weryfikacji PIT i ZUS.
