Comarch ERP Optima – konfiguracja powiadomień e-mail obejmuje ustawienie mechanizmu wysyłki wiadomości bezpośrednio z poziomu programu – zarówno dokumentów handlowych do kontrahentów, jak i wewnętrznych powiadomień dla pracowników o zdarzeniach w systemie, na przykład o zbliżających się terminach płatności.
Prawidłowa konfiguracja wymaga ustawienia poprawnych parametrów serwera pocztowego oraz weryfikacji, czy stanowiska robocze mają dostęp do sieci umożliwiający wysyłkę wiadomości bez blokad po stronie zapory czy dostawcy poczty.
Do czego służą powiadomienia e-mail w Comarch ERP Optima
Mechanizm powiadomień e-mail w Comarch ERP Optima pozwala automatyzować komunikację związaną z pracą systemu – wysyłkę faktur i innych dokumentów handlowych bezpośrednio do kontrahentów, przypomnienia o terminach płatności, a także powiadomienia wewnętrzne dla operatorów systemu o zdarzeniach wymagających ich uwagi.
Konfiguracja serwera pocztowego
Podstawą działania powiadomień jest poprawna konfiguracja serwera SMTP, przez który program wysyła wiadomości. W ustawieniach programu należy podać adres serwera pocztowego, port (najczęściej 587 dla połączeń szyfrowanych TLS lub 465 dla SSL), dane uwierzytelniające konta pocztowego oraz zweryfikować, czy stanowisko, z którego wysyłane są wiadomości, ma dostęp do internetu bez blokad na poziomie zapory sieciowej.
Typowe problemy z wysyłką
Najczęstszą przyczyną niedziałających powiadomień jest błędna konfiguracja portu SMTP lub brak zgodności ustawień szyfrowania z wymaganiami dostawcy poczty. Drugą częstą przyczyną jest blokowanie połączeń wychodzących przez firmowy firewall lub program antywirusowy, co skutkuje komunikatami o przekroczeniu czasu oczekiwania na połączenie z serwerem pocztowym.
Powiadomienia w środowisku wielostanowiskowym
Ponieważ Comarch ERP Optima pracuje zazwyczaj w konfiguracji wielostanowiskowej, warto ustalić, czy konfiguracja serwera pocztowego ma być wspólna dla wszystkich operatorów, czy każde stanowisko ma korzystać z indywidualnego konta pocztowego przypisanego do konkretnego pracownika – ma to znaczenie na przykład przy wysyłce faktur przez różnych handlowców.
Automatyzacja wysyłki dokumentów
Po skonfigurowaniu serwera pocztowego można ustawić automatyczną wysyłkę wybranych typów dokumentów bezpośrednio po ich wystawieniu lub zatwierdzeniu – dotyczy to najczęściej faktur sprzedaży, ale też potwierdzeń zamówień czy przypomnień o płatnościach generowanych z modułu kasa/bank.
Elementy konfiguracji do sprawdzenia
- Adres i port serwera SMTP oraz metoda szyfrowania połączenia
- Dane logowania konta pocztowego używanego do wysyłki
- Dostępność portu wychodzącego na zaporze sieciowej stanowiska
- Szablony wiadomości dla poszczególnych typów dokumentów
- Limity wysyłki narzucane przez dostawcę poczty
Testowanie konfiguracji
Po wprowadzeniu ustawień zalecamy wykonanie testowej wysyłki na kilka różnych adresów, w tym zewnętrznych, aby upewnić się, że wiadomości nie trafiają do folderu spam i że załączniki z dokumentami są poprawnie generowane oraz dołączane do wiadomości.
