Comarch ERP Optima – archiwizacja starych danych to usługa dla firm, których baza danych rosła przez wiele lat pracy i zaczyna zawierać dużą ilość dokumentów archiwalnych spowalniających działanie systemu. Archiwizacja pozwala uporządkować bazę osadzoną na Microsoft SQL Server bez utraty dostępu do historycznych danych wymaganych np. przepisami podatkowymi.
Proces archiwizacji różni się od zwykłego usuwania danych – historyczne dokumenty pozostają dostępne do wglądu, ale są przenoszone w sposób, który odciąża bieżącą pracę bazy danych i przyspiesza operacje na aktualnych dokumentach.
Dlaczego warto archiwizować dane w Comarch ERP Optima
Im dłużej firma korzysta z systemu Comarch ERP Optima, tym więcej dokumentów – faktur, dokumentów magazynowych, zapisów księgowych – gromadzi się w bazie danych na serwerze SQL Server. Rosnąca baza danych przekłada się na dłuższy czas generowania raportów, wolniejsze wyszukiwanie dokumentów i większe obciążenie serwera podczas codziennej pracy wielu stanowisk jednocześnie.
Kiedy warto rozważyć archiwizację
Sygnałem, że warto zaplanować archiwizację, są zauważalnie dłuższe czasy odpowiedzi programu przy typowych operacjach, wydłużający się czas wykonywania kopii zapasowej bazy danych oraz rosnący rozmiar plików bazy na dysku serwera. Archiwizację warto też rozważyć po zamknięciu kolejnych lat obrachunkowych, gdy dane z odległych okresów są coraz rzadziej potrzebne do bieżącej pracy.
Wymogi prawne dotyczące przechowywania danych
Przed przystąpieniem do archiwizacji ustalamy obowiązujące firmę okresy przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikające z przepisów – dane te nie mogą zostać bezpowrotnie usunięte przed upływem wymaganego okresu, a jedynie przeniesione do formy archiwalnej pozostającej dostępną w razie kontroli.
Metody archiwizacji danych
W zależności od potrzeb klienta stosujemy różne podejścia – od wydzielenia osobnej bazy archiwalnej na tej samej instancji SQL Server, przez eksport zamkniętych okresów do formatów zewnętrznych z zachowaniem możliwości ich przeglądania, po fizyczne przeniesienie starszych danych na oddzielny nośnik z zachowaniem procedury dostępu w razie potrzeby.
Przebieg procesu archiwizacji
- Analiza struktury i rozmiaru obecnej bazy danych
- Ustalenie zakresu dat i typów dokumentów do archiwizacji
- Wykonanie pełnej kopii zapasowej bazy przed rozpoczęciem prac
- Przeniesienie danych archiwalnych zgodnie z ustaloną metodą
- Weryfikacja poprawności działania bieżącej bazy po archiwizacji
Bezpieczeństwo procesu
Archiwizacja danych w bazie produkcyjnej Comarch ERP Optima to operacja wykonywana zawsze po uprzednim wykonaniu pełnej kopii zapasowej bazy SQL Server. Prace prowadzimy poza godzinami pracy firmy, aby zminimalizować wpływ na stanowiska robocze korzystające z bazy w trybie wielostanowiskowym.
Efekt końcowy
Po zakończeniu archiwizacji baza danych używana na co dzień jest lżejsza i szybsza w obsłudze, a dane historyczne pozostają dostępne zgodnie z ustaloną procedurą – bez konieczności przeszukiwania rozrośniętej bazy produkcyjnej przy każdej operacji.
