Import danych księgowych do Comarch ERP Optima umożliwia sprawne przenoszenie faktur, dokumentów kasowych i zapisów księgowych z zewnętrznych systemów, arkuszy kalkulacyjnych czy poprzednich programów finansowo-księgowych. Prawidłowo przeprowadzony import oszczędza dziesiątki godzin ręcznego wprowadzania danych. Opisujemy dostępne mechanizmy i najlepsze praktyki.
Dostępne mechanizmy importu w Comarch ERP Optima
Comarch ERP Optima oferuje kilka ścieżek importu danych: wbudowany kreator importu z pliku CSV/XLS (Narzędzia → Import danych), import przez API XML/EDI dla integracji z zewnętrznymi systemami, mechanizm ODBC/SQL dla zaawansowanych integracji bazodanowych oraz dedykowane wtyczki do popularnych systemów e-commerce. Wybór metody zależy od źródła danych i wymaganej częstotliwości importu.
Import faktur z pliku CSV
Najprostszą metodą importu faktur jest plik CSV z odpowiednią strukturą kolumn. Optima wymaga zdefiniowania mapowania kolumn pliku źródłowego na pola bazy Optimy. Konfigurację mapowania zapisuje się jako szablon i można go wielokrotnie używać. Wymagane pola dla faktury sprzedaży: numer dokumentu, data wystawienia, NIP/kod kontrahenta, pozycje (nazwa towaru, ilość, cena, stawka VAT). Błędy w formacie dat lub kwot są najczęstszą przyczyną nieudanego importu.
Import zapisów do Księgi Handlowej (PK)
Polecenia Księgowania (PK) można importować masowo przez plik XML lub CSV zawierający: datę dokumentu, datę bookowania, opis, a dla każdej pozycji: numer konta Wn, numer konta Ma, kwotę i opis analityczny. Dostępny jest też import wyciągów bankowych w formacie MT940 lub XML (standard bankowy) bezpośrednio do modułu Kasa/Bank, skąd dokumenty można automatycznie zadekretować schematem bankowym.
Import danych z poprzedniego systemu finansowego
Migracja z poprzedniego systemu (np. Symfonia, Sage Środki Trwałe, Sage Kadry, Excel) wymaga przygotowania plików eksportu ze starego systemu w formacie akceptowanym przez Optimę. Najczęściej migruję się: plan kont, salda otwarcia, kartoteki kontrahentów i pracowników, aktualne umowy i środki trwałe. Comarch dostarcza narzędzia migracyjne dla popularnych systemów, a serwisanci Optimy realizują migracje niestandardowe za pomocą skryptów SQL.
Weryfikacja i bilansowanie po imporcie
Po każdym masowym imporcie wykonaj pełną weryfikację: uruchom raport Kontrola integralności danych, sprawdź bilans próbny (Wn = Ma), zweryfikuj losowo wybrane dokumenty porównując je ze źródłem, sprawdź stan rozrachunków i rejestrów VAT. Import z błędami (np. zduplikowane dokumenty, błędne kwoty VAT) może wymagać rolback'u przez przywrócenie bazy z kopii sprzed importu.
Automatyczny cykliczny import danych
Dla integracji wymagających regularnego importu (np. codzienne pobieranie faktur z platformy B2B, import zamówień ze sklepu internetowego) Comarch ERP Optima udostępnia API REST i mechanizmy importu planowanego. Konfiguracja automatycznego importu wymaga instalacji komponentu integracyjnego i opracowania prostego skryptu harmonogramowego (np. przez Harmonogram zadań Windows lub dedykowane narzędzie ETL).
