Archiwizacja danych księgowych w Comarch ERP Optima to nie tylko kwestia wydajności systemu, ale też obowiązek prawny. Przepisy podatkowe nakazują przechowywanie ksiąg rachunkowych przez co najmniej 5 lat od końca roku, którego dotyczą. Prawidłowa archiwizacja zapewnia dostęp do historycznych danych przy minimalnym obciążeniu aktywnej bazy. Opisujemy dostępne metody i najlepsze praktyki.
Wymogi prawne dotyczące przechowywania danych księgowych
Polskie przepisy podatkowe i rachunkowe wymagają przechowywania: ksiąg rachunkowych – 5 lat od końca roku podatkowego, dokumentów źródłowych (faktury, umowy) – 5 lat, akt pracowniczych – 50 lat (lub 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 2019 roku), deklaracji podatkowych i JPK – 5 lat. Comarch ERP Optima jako elektroniczny system księgowy musi zapewnić możliwość odtworzenia i wydrukowania historycznych danych w dowolnym momencie na żądanie organów kontrolnych.
Archiwizacja roku obrachunkowego w Optima
Comarch ERP Optima pozwala archiwizować zamknięte lata obrachunkowe do zewnętrznych plików. Funkcja dostępna w Narzędzia → Archiwizacja danych → Archiwizuj rok. Wybierz rok do archiwizacji (musi być definitywnie zamknięty), wskaż lokalizację zapisu archiwum (zewnętrzny dysk, serwer NAS lub chmura), zatwierdź. Program tworzy plik archiwum w formacie ZIP/CDN. Zarchiwizowany rok pozostaje dostępny do przeglądania po otwarciu archiwum, ale nie można w nim wprowadzać zmian.
JPK_KR jako forma archiwizacji elektronicznej
Plik JPK_KR (Jednolity Plik Kontrolny – Księgi Rachunkowe) jest ustandaryzowanym elektronicznym zapisem ksiąg rachunkowych za cały rok podatkowy. Comarch ERP Optima generuje JPK_KR z menu Raporty → JPK → JPK_KR. Plik XML zawiera pełną Księgę Główną i Pomocniczą za wybrany rok. Zalecamy generowanie i archiwizowanie pliku JPK_KR za każdy zamknięty rok – jest to forma archiwizacji akceptowana przez organy skarbowe i może zastąpić drukowane zestawienia KH.
Archiwizacja dokumentów źródłowych powiązanych z Optimą
Comarch ERP Optima może archiwizować pliki PDF faktur i innych dokumentów (funkcja DMS – Document Management System). Skany faktur zakupowych i wydruki faktur sprzedaży można dołączać do dokumentów w Optima (zakładka Dokumenty w kartotece faktury). Zarchiwizowane dokumenty są przechowywane w bazie SQL lub w wskazanym folderze sieciowym. Przy archiwizacji roku powiązane dokumenty DMS powinny być archiwizowane razem z danymi.
Fizyczne nośniki archiwizacji – wymagania
Archiwum danych Comarch ERP Optima powinno być przechowywane na trwałych nośnikach: dyski twarde external HDD (żywotność 3–5 lat, wymień nośnik co 3 lata), płyty M-DISC (trwałość 1000 lat, odporność na promieniowanie i wilgoć), chmura (Azure, AWS S3 z Glacier Deep Archive dla taniego long-term storage). Niezależnie od nośnika przechowuj archiwum w co najmniej dwóch lokalizacjach. Raz na 2–3 lata weryfikuj odczytalność archiwów testowym przywróceniem na środowisko testowe.
Polityka przechowywania i niszczenia danych osobowych (RODO)
Dane osobowe w bazie Optimy (dane pracowników, klientów będących osobami fizycznymi) podlegają RODO. Po upływie okresu retencji dane powinny być usunięte lub zanonimizowane. Comarch ERP Optima nie posiada automatycznego mechanizmu RODO-usuwania, dlatego konieczne jest ręczne wdrożenie procedury: przegląd danych co rok, anonimizacja danych osobowych po upływie okresu retencji, dokumentowanie w rejestrze czynności przetwarzania. Dane podatkowe i księgowe (które zawierają dane osobowe kontrahentów) są zwolnione z obowiązku usunięcia przez okres ich wymaganego przechowywania podatkowego.
