Rozrachunki z kontrahentami w Comarch ERP Altum pokazują, kto ile jest firmie winien i komu firma zalega. Gdy dane w tym module przestają odpowiadać rzeczywistości, konsekwencje są natychmiastowe: windykacja upomina klientów, którzy zapłacili, a faktycznie zaległe należności zostają niezauważone.
Naprawiamy rozrachunki, przywracając zgodność sald z dokumentami źródłowymi i wyciągami bankowymi.
Typowe nieprawidłowości
Najczęściej spotykamy płatności nieskojarzone z fakturami mimo wpływu na rachunek, rozliczenia zdublowane po powtórnym imporcie wyciągu, salda kontrahenta rozbite na dwie kartoteki tego samego podmiotu oraz kompensaty ujęte tylko po jednej stronie.
Przebieg naprawy
Zaczynamy od uzgodnienia sald z wyciągami bankowymi za wskazany okres, następnie identyfikujemy dokumenty bez pary i ustalamy, czy brakuje płatności, czy powiązania. Korekty wprowadzamy dokumentami przewidzianymi przez system, nie zmianami bezpośrednio w bazie.
Zapobieganie nawrotom
Po naprawie ustawiamy reguły automatycznego parowania płatności i wskazujemy miejsca, w których dotychczasowy obieg dokumentów pozwalał błędom powstawać.
Dokumentacja zmian
Każdą korektę rozrachunku opisujemy: czego dotyczyła, na jakiej podstawie została wprowadzona i jaki dokument ją wywołał. Przy kontroli albo przy zmianie osoby prowadzącej rozrachunki taki ślad oszczędza wielu godzin odtwarzania historii.
Potwierdzenia sald
Przy większych rozbieżnościach proponujemy wysłanie kontrahentom potwierdzeń sald. To najszybszy sposób ustalenia, czyje dane są prawdziwe, i jednocześnie dokument przydatny przy zamknięciu roku oraz przy ewentualnym dochodzeniu należności.
