Comarch ERP Altum – archiwizacja starych danych to proces porządkowania zawartości bazy danych SQL Server poprzez wydzielenie i zabezpieczenie danych historycznych, które nie są już potrzebne w codziennej pracy, ale muszą pozostać dostępne ze względów księgowych, podatkowych lub organizacyjnych. Z czasem, wraz z narastającą liczbą dokumentów sprzedaży, zakupów i operacji magazynowych, baza danych rośnie, co może wpływać na wydajność systemu.
Archiwizację prowadzimy w sposób kontrolowany, tak aby dane historyczne pozostały dostępne do wglądu lub odtworzenia, jednocześnie odciążając bazę produkcyjną wykorzystywaną w bieżącej pracy.
Po co archiwizować dane w Comarch ERP Altum
Im dłużej system pracuje w firmie, tym więcej dokumentów, ruchów magazynowych i danych rozrachunkowych gromadzi się w bazie danych. Duża baza wpływa na czas wykonywania kopii zapasowych, czas reindeksacji, a w niektórych przypadkach również na szybkość działania raportów i zestawień obejmujących szeroki zakres dat. Archiwizacja pozwala ograniczyć te skutki bez utraty dostępu do historii.
Analiza danych przed archiwizacją
Przed przystąpieniem do archiwizacji analizujemy strukturę i wielkość bazy danych, identyfikując obszary generujące największy przyrost – zwykle są to dokumenty sprzedaży, ruchy magazynowe oraz logi integracji z Comarch POS, WMS czy KSeF. Ustalamy z klientem, jaki okres danych powinien pozostać w bazie produkcyjnej, a jaki może zostać przeniesiony do archiwum.
Wymogi prawne i podatkowe
Zakres i sposób archiwizacji uwzględnia obowiązujące okresy przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych. Dane nie są usuwane, lecz przenoszone w sposób zapewniający ich dostępność przez wymagany okres, zgodnie z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji finansowej.
Proces archiwizacji danych
W zależności od potrzeb klienta archiwizację przeprowadzamy poprzez wydzielenie danych historycznych do osobnej bazy archiwalnej, dostępnej do wglądu w razie potrzeby, lub poprzez eksport i zabezpieczenie danych w formie pozwalającej na ich odtworzenie bez konieczności utrzymywania ich w bazie produkcyjnej. Wybór metody zależy od tego, jak często dane archiwalne są faktycznie potrzebne w codziennej pracy.
Porządkowanie bazy po archiwizacji
Po przeniesieniu danych historycznych wykonujemy reindeksację i aktualizację statystyk bazy danych, co pozwala w pełni wykorzystać efekt zmniejszenia jej rozmiaru i poprawić wydajność zapytań wykonywanych na co dzień przez system.
Dostęp do danych archiwalnych
Ustalamy z klientem sposób, w jaki użytkownicy będą mogli w razie potrzeby sięgnąć do danych archiwalnych – czy będzie to osobne, rzadziej używane środowisko, czy inny uzgodniony sposób dostępu – tak aby archiwizacja nie oznaczała utraty możliwości sprawdzenia historycznych dokumentów.
Efekt archiwizacji
Wynikiem archiwizacji jest odciążona baza produkcyjna Comarch ERP Altum, krótszy czas wykonywania kopii zapasowych i działań konserwacyjnych, przy zachowaniu pełnego dostępu do danych historycznych zgodnie z wymaganym okresem ich przechowywania.
- Analiza struktury i przyrostu bazy danych
- Uwzględnienie wymaganych okresów przechowywania dokumentów
- Wydzielenie danych historycznych do archiwum
- Reindeksacja i porządkowanie bazy produkcyjnej
- Zapewnienie dostępu do danych archiwalnych w razie potrzeby
