Asseco WAPRO Mag – KSeF – integracja i wdrożenie to jedna z częściej zgłaszanych do naszego serwisu usług, ponieważ Krajowy System e-Faktur wymaga poprawnej konfiguracji połączenia programu handlowo-magazynowego z usługami Ministerstwa Finansów. Program WAPRO Mag obsługuje wystawianie faktur sprzedaży, dlatego integracja z KSeF dotyczy bezpośrednio codziennej pracy działu handlowego i magazynu.
W praktyce najwięcej problemów pojawia się na etapie autoryzacji – uzyskania i zapisania tokena lub podpięcia certyfikatu kwalifikowanego, a także przy pierwszej próbie wysyłki faktur ustrukturyzowanych do systemu KSeF. Pomagamy skonfigurować to poprawnie od podstaw lub naprawić istniejące, niedziałające połączenie.
Poniżej opisujemy, na czym polega wdrożenie integracji KSeF w WAPRO Mag, jakie są najczęstsze przyczyny błędów oraz jak wygląda proces diagnostyki i naprawy w naszym serwisie.
Czym jest integracja KSeF w WAPRO Mag
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Asseco WAPRO Mag, jako program do obsługi sprzedaży i magazynu, musi nawiązywać połączenie z bramką KSeF, aby wysyłać wystawione w programie faktury oraz pobierać faktury przychodzące. Integracja odbywa się poprzez API systemu, a autoryzacja wymaga tokena KSeF lub podpisu z wykorzystaniem certyfikatu kwalifikowanego bądź profilu zaufanego.
Najczęstsze problemy zgłaszane w serwisie
- Brak możliwości wygenerowania lub zapisania tokena autoryzacyjnego w konfiguracji programu
- Błędy komunikacji z bramką KSeF (przerwane połączenie, timeout, błędny adres środowiska testowego lub produkcyjnego)
- Nieprawidłowo skonfigurowany certyfikat podmiotu lub certyfikat kwalifikowany używany do autoryzacji
- Faktury wysyłane, ale nieprzyjmowane przez system – błędy walidacji struktury XML zgodnej ze schemą FA
- Problem z odbiorem numeru KSeF i zapisem go na dokumencie w programie
- Rozbieżności między środowiskiem testowym a produkcyjnym KSeF po stronie konfiguracji WAPRO Mag
Jak wygląda proces wdrożenia
Wdrożenie zaczynamy od weryfikacji wersji programu WAPRO Mag – moduł obsługi KSeF wymaga aktualnej wersji z pełnym wsparciem dla e-faktur. Następnie sprawdzamy dane firmy w konfiguracji (NIP, dane identyfikacyjne), poprawność zapisanego tokena lub certyfikatu oraz ustawienia połączenia sieciowego, ponieważ integracja wymaga stałego dostępu do internetu i poprawnie skonfigurowanego SQL Server, na którym pracuje baza danych programu.
Diagnostyka błędów integracji
W przypadku zgłoszenia o niedziałającej integracji sprawdzamy kolejno:
- czy token KSeF nie wygasł i jest przypisany do właściwego środowiska (test/produkcja),
- czy w ustawieniach programu wskazano prawidłowy adres usługi KSeF,
- czy zapora sieciowa lub proxy nie blokuje komunikacji z serwerami Ministerstwa Finansów,
- czy wystawiane faktury spełniają wymogi struktury logicznej e-Faktury (FA),
- logi błędów zwracane przez bramkę KSeF, które zwykle precyzyjnie wskazują przyczynę odrzucenia dokumentu.
Testowanie na środowisku demo
Zanim uruchomimy integrację produkcyjną, rekomendujemy przetestowanie wysyłki na środowisku testowym KSeF. Pozwala to sprawdzić poprawność konfiguracji bez ryzyka wysłania błędnie sformatowanej faktury do systemu produkcyjnego. Dopiero po pozytywnych testach przełączamy program na środowisko właściwe.
Uprawnienia i praca wielostanowiskowa
W firmach, w których z WAPRO Mag korzysta kilku pracowników działu handlowego, dodatkowym elementem wdrożenia jest ustalenie, które stanowiska mają prawo wysyłać faktury do KSeF, a które jedynie je wystawiają w systemie wewnętrznym. Sprawdzamy konfigurację uprawnień użytkowników w programie oraz to, czy token lub certyfikat wykorzystywany do autoryzacji jest współdzielony poprawnie między stanowiskami korzystającymi ze wspólnej bazy danych SQL Server. Błędna konfiguracja w tym zakresie bywa źródłem sytuacji, w których integracja działa na jednym komputerze, a na pozostałych zwraca błąd autoryzacji.
Zakres naszej pomocy
W ramach usługi wykonujemy pełną konfigurację integracji od zera, migrację ustawień KSeF po aktualizacji programu, naprawę połączeń przestających działać po zmianie certyfikatu lub tokena, a także szkolenie z obsługi modułu dla pracowników działu sprzedaży. Diagnozujemy również sytuacje, w których faktury są wysyłane, lecz proces przyjęcia numeru KSeF w programie się nie kończy poprawnie, co często wynika z przerwanej komunikacji lub nieaktualnej wersji WAPRO Mag.
Każde zgłoszenie zaczynamy od dokładnego wywiadu i sprawdzenia logów, aby precyzyjnie ustalić przyczynę problemu przed przystąpieniem do naprawy. Jeśli integracja nie była wcześniej uruchamiana, przygotowujemy pełny plan wdrożenia obejmujący zarówno stronę techniczną, jak i przeszkolenie zespołu z nowego sposobu wystawiania i archiwizowania faktur.
