Audyt licencji oprogramowania pozwala firmie upewnić się, że liczba posiadanych licencji WAPRO Mag jest zgodna z faktyczną liczbą użytkowników – chroni przed ryzykiem prawnym nadużycia licencji oraz przed nadpłatą za licencje, z których nikt nie korzysta. Serwisant przeprowadza kompleksowy audyt licencji i rekomenduje optymalny model licencjonowania dopasowany do aktualnych potrzeb firmy.
Po co audyt licencji WAPRO Mag
Audyt licencji jest potrzebny gdy: firma rozrosła się i nie wiadomo, ile stanowisk jest aktualnie używanych, są plany zmiany modelu licencjonowania (z per-seat na concurrent), zbliża się koniec okresu subskrypcji i trzeba zdecydować o odnowieniu, firma przeszła restrukturyzację i część stanowisk mogła stać się nieaktywna. Audyt dostarcza twardych danych do negocjacji z dystrybutorem.
Analiza aktualnego użycia licencji
Serwisant analizuje logi logowań w WAPRO Mag: które konta użytkowników są aktywne (logowały się w ostatnich 30/90 dniach), ile jednoczesnych połączeń jest typowo otwartych w godzinach szczytu (kluczowe przy licencji concurrent), które moduły są faktycznie używane. Dane z analizy pokazują, ile stanowisk jest naprawdę potrzebnych i czy aktualna licencja jest dopasowana do potrzeb.
Weryfikacja zgodności z umową licencyjną
Serwisant weryfikuje, czy liczba aktywnych użytkowników/stanowisk mieści się w ramach posiadanej licencji. Jeśli firma działa na większej liczbie stanowisk niż licencja zezwala (np. wzrost zatrudnienia bez aktualizacji licencji), konieczne jest dokupienie licencji. Korzystanie z programu poza warunkami licencji to naruszenie umowy z producentem i ryzyko prawne w przypadku audytu przez Asseco WAPRO.
Optymalizacja modelu licencyjnego
Na podstawie analizy użycia serwisant rekomenduje optymalny model licencyjny: licencja per-seat (opłata za każde stanowisko) vs. concurrent users (opłata za jednoczesne połączenia, zazwyczaj tańsza gdy nie wszyscy pracownicy korzystają jednocześnie), licencja wieczysta vs. subskrypcja (analiza TCO – całkowity koszt posiadania w 3-5 letnim horyzoncie). Rekomendacja jest oparta na mierzalnych danych z audytu.
Prawa do aktualizacji i wsparcia technicznego
Audyt licencji obejmuje też weryfikację, czy posiadana licencja obejmuje dostęp do aktualizacji (szczególnie ważne przy zmianach podatkowych) i wsparcia technicznego producenta. Licencja wieczysta bez aktywnej subskrypcji update'ów może być blokadą dla aktualizacji do nowych wersji wymaganych przez zmieniające się przepisy. Serwisant ocenia ryzyko i rekomenduje odnowienie subskrypcji jeśli jest to uzasadnione.
Dokumentacja licencyjna dla działu IT
Wynikiem audytu jest dokumentacja licencyjna: lista posiadanych licencji z numerami, datami ważności i zakresem (moduły, stanowiska), harmonogram odnowień, rekomendacje zmian. Dokumentacja licencyjna ułatwia planowanie budżetu IT i eliminuje sytuacje, w których licencja wygasa niespodziewanie blokując pracę firmy.
