Praca zdalna stała się powszechną formą świadczenia pracy, a od 2023 roku jest uregulowana w Kodeksie pracy. Pracodawcy mają obowiązek pokrywania kosztów pracy zdalnej (energia elektryczna, Internet) lub wypłacania ryczałtu, a świadczenia te mają szczególny status podatkowy. Symfonia Kadry i Płace może być skonfigurowana do obsługi tych specyficznych składników wynagrodzeniowych.
Przepisy dotyczące kosztów pracy zdalnej
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub wypłacania ekwiwalentu albo ryczałtu. Ryczałt i ekwiwalent są zwolnione z podatku dochodowego i składek ZUS, ale wymagają dokumentowania (np. regulaminu pracy zdalnej określającego sposób kalkulacji ryczałtu).
Konfiguracja składnika ryczałtu za pracę zdalną
W Symfonii tworzymy nowy składnik wynagrodzenia o nazwie np. "Ryczałt za pracę zdalną" i oznaczamy go jako zwolniony z PIT i ZUS (do wysokości ryczałtu przewidzianej w regulaminie). Składnik ten ma stałą kwotę miesięczną lub może być przeliczany proporcjonalnie do liczby dni pracy zdalnej w miesiącu. Konfigurujemy jego sposób naliczania zgodnie z wewnętrzną polityką firmy.
Ewidencja dni pracy zdalnej w harmonogramie
Dla prawidłowego przeliczenia ryczałtu proporcjonalnego konieczna jest ewidencja dni pracy zdalnej w module harmonogramów. Konfigurujemy typ dnia "praca zdalna" i integrujemy jego zliczanie z naliczaniem składnika ryczałtu na liście płac. Pracownicy lub menedżerowie mogą zgłaszać dni pracy zdalnej, a system automatycznie oblicza należny ryczałt.
Sprzęt służbowy i telefon – zasady podatkowe
Udostępnienie pracownikowi sprzętu do pracy zdalnej (laptop, telefon, monitor) nie stanowi jego przychodu, pod warunkiem że sprzęt jest używany wyłącznie służbowo. Wartość sprzętu nie jest więc ewidencjonowana jako świadczenie pracownicze w Symfonii. Pomagamy jednak skonfigurować ewidencję wydanego sprzętu w module majątku, jeśli firma taką prowadzi.
Okazjonalna praca zdalna – uproszczone zasady
Kodeks pracy wyróżnia okazjonalną pracę zdalną (do 24 dni w roku), dla której stosuje się uproszczone zasady: nie wymaga regulaminu, a do jej ewidencji wystarczy wniosek pracownika. Konfigurujemy w Symfonii odpowiedni typ nieobecności/obecności dla okazjonalnej pracy zdalnej, oddzielając ją od regularnej pracy zdalnej.
