Raporty kadrowe służą do zarządzania zatrudnieniem, ale też do wykazania stanu faktycznego wobec instytucji kontrolujących. Zestawienie pokazujące nieprawdziwe dane o stanie zatrudnienia, nieobecnościach albo strukturze wieku prowadzi do złych decyzji i do trudnych pytań podczas kontroli.
Ustalamy źródło rozbieżności i doprowadzamy raporty do zgodności z danymi kadrowymi.
Porównanie z danymi źródłowymi
Zestawiamy raport z listą pracowników i dokumentami za ten sam okres. Wielkość różnicy zawęża obszar poszukiwań.
Stan zatrudnienia
Sprawdzamy, według jakiej daty raport ustala stan — na początek okresu, koniec czy średnią — bo to najczęstsza przyczyna rozbieżności.
Osoby nieaktywne
Weryfikujemy traktowanie osób na długich nieobecnościach, urlopach bezpłatnych i wychowawczych.
Umowy cywilnoprawne
Sprawdzamy, czy zleceniobiorcy są w raporcie uwzględniani zgodnie z jego przeznaczeniem.
Definicje własne
Przeglądamy zestawienia budowane przez pracowników firmy, bo bywają oparte na nieaktualnych grupach lub kryteriach.
Poprawa
Korygujemy definicje i sprawdzamy wynik na kilku zamkniętych okresach wstecz.
Ujednolicenie
Gdy dwa działy używają raportów o tej samej nazwie i różnej treści, doprowadzamy je do jednej definicji.
Opis
Dokumentujemy, co dokładnie liczy każdy raport.
Sprawozdawczość zewnętrzna
Osobno sprawdzamy zestawienia przygotowywane dla instytucji zewnętrznych, ponieważ ich definicje muszą odpowiadać wymaganiom odbiorcy, a nie wewnętrznym przyzwyczajeniom firmy.
