Jakie dokumenty trzeba przechowywać i jak długo
W firmie handlowej archiwum powinno obejmować dokumenty sprzedaży i zakupu, dokumentację magazynową oraz dane przekazywane do urzędu. Faktury i korekty przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. Dokumenty WZ i PZ, ewidencję magazynową stanowiącą podstawę wyceny zapasów, paragony fiskalne, raporty dobowe oraz wysłane pliki JPK należy przechowywać przez 5 lat. Ustawa o rachunkowości przewiduje także trwałe przechowywanie sprawozdań finansowych.
Terminy i zakres dokumentacji warto potwierdzić z osobą prowadzącą księgowość, ponieważ sposób liczenia okresu zależy od rodzaju dokumentu i obowiązujących przepisów. Z perspektywy technicznej ważne jest, aby archiwum było czytelne, kompletne i możliwe do odtworzenia. Sama obecność plików na dysku nie wystarcza, jeśli po kilku latach nie wiadomo, czym je otworzyć albo do którego okresu należą. Dlatego plan archiwizacji powinien łączyć dokumenty, bazę danych i opis sposobu dostępu.
Co może utrudniać dostęp do archiwum Symfonii Handel
Problemy z archiwum często ujawniają się dopiero wtedy, gdy trzeba szybko odszukać dokument albo odtworzyć jego treść. Pliki mogą znajdować się w kilku lokalizacjach, mieć niejednolite nazwy lub nie zawierać informacji o roku i typie dokumentu. Po zmianie komputera albo systemu może się też okazać, że kopia bazy istnieje, ale brakuje opisu wersji programu lub silnika bazy potrzebnego do jej odczytu. Uszkodzony nośnik, przypadkowe nadpisanie plików albo brak kopii w drugiej lokalizacji zwiększają ryzyko utraty danych.
Do typowych przyczyn trudności należą również niepełny eksport, pominięcie potwierdzeń UPO oraz brak kontroli integralności plików. Zdarza się, że firma zachowuje wyłącznie wydruki lub pojedyncze PDF-y, choć w razie potrzeby przydatne może być odtworzenie dokumentu z bazy Symfonii Handel. Objawem problemu może być niemożność otwarcia kopii, brak części okresu w zestawieniu lub rozbieżność między eksportem a dokumentacją źródłową. Warto sprawdzić archiwum przed upływem czasu, w którym dokumenty mogą być potrzebne.
Archiwizacja PDF-ów, bazy i plików JPK
Dokumenty z Symfonii Handel można eksportować do PDF/A, czyli archiwalnego standardu ISO 19005, który wspiera długoterminową czytelność plików. Przejrzysta struktura katalogów może odzwierciedlać kolejno rok, miesiąc i typ dokumentu, na przykład faktury sprzedaży, faktury zakupu, WZ oraz PZ. Pliki warto opisywać metadanymi wskazującymi rok obrotowy, okres i datę archiwizacji. Otwieralność PDF-ów należy okresowo sprawdzać, także po 1–2 latach od zapisania.
Pełna kopia bazy za zamknięty rok obrotowy pozwala odtworzyć dokumenty w ich oryginalnej postaci i stanowi istotny element archiwum. W zależności od użytej technologii może to oznaczać kopię plików BTR/DDF w Pervasive albo wykonanie BACKUP DATABASE w SQL Server. Kopię przechowuje się na nośniku zewnętrznym lub w chmurze, a dokumentacja powinna wskazywać wersję Symfonii Handel i silnika bazy potrzebną do odtworzenia. Pliki JPK wysłane do urzędu i potwierdzenia UPO można porządkować w katalogach według roku i miesiąca, na przykład jako JPK_V7_RRRRMM.xml oraz UPO_RRRRMM.xml; przy JPK_FA generowanym na żądanie zachowuje się plik, potwierdzenie przesłania i żądanie organu kontroli.
Zamknięcie roku i przeniesienie danych do nowego systemu
Po zakończeniu roku obrotowego warto wygenerować i zachować wymagane raporty roczne: rejestr sprzedaży za rok, rejestr zakupów, zestawienie obrotów towarowych oraz inwentaryzację na koniec roku. Do tego dochodzi kopia bazy, eksport listy faktur do CSV lub Excel oraz zapis archiwum na nośniku zewnętrznym i w drugiej lokalizacji. Protokół archiwizacji z listą zachowanych elementów i ich lokalizacją ułatwia późniejsze odnalezienie danych. Dla potwierdzenia niezmienności plików JPK można obliczyć sumę kontrolną, na przykład MD5 lub SHA-256.
Zmiana systemu handlowego nie znosi obowiązku przechowywania danych za wcześniejsze lata. Jednym rozwiązaniem jest utrzymanie instalacji Symfonii Handel wyłącznie do celów archiwalnych na wydzielonym komputerze lub w środowisku wirtualizowanym. Dane historyczne można też wyeksportować do otwartych formatów, takich jak CSV i PDF, aby ułatwić dostęp bez zależności od programu. Niezależnie od wybranej metody należy opisać lokalizację archiwum i sposób jego odczytu.
Jak przebiega diagnoza archiwum w naszym serwisie
Diagnozę zaczynamy od ustalenia, jaki problem występuje: czy chodzi o niedostępne dokumenty, kopię bazy, eksport PDF lub JPK, czy przygotowanie archiwum po zamknięciu roku. Sprawdzamy przekazane informacje o używanym środowisku i lokalizacji danych, a następnie określamy zakres prac potrzebnych do oceny dostępności oraz uporządkowania archiwum. Przed naprawą lub inną pracą poznajesz kosztorys. W przypadku komputera stacjonarnego diagnoza kosztuje 200 zł i jej koszt wchodzi w cenę naprawy, a diagnoza laptopa jest bezpłatna.
Własni serwisanci mogą pomóc w sprawdzeniu problemów programowych, a część takich usterek często da się rozwiązać zdalnie. Jeśli potrzebna jest naprawa laptopa i okaże się ona nieudana, opłaty za nią nie ponosisz. Na naprawy udzielana jest gwarancja do 12 miesięcy, a stosowane części są wyłącznie nowe. Na życzenie możemy zawrzeć bezpłatne NDA na piśmie, co pozwala ustalić zasady poufnego traktowania przekazanych informacji.
Co przygotować przed wizytą lub zleceniem
Przed kontaktem warto spisać, jakie dokumenty lub okresy są potrzebne, gdzie obecnie znajdują się pliki oraz kiedy archiwum było ostatnio sprawdzane. Przydatna będzie informacja, czy firma korzysta z kopii bazy, eksportów PDF, plików JPK i UPO oraz na jakim nośniku je przechowuje. Jeśli problem dotyczy konkretnego błędu, zanotuj jego treść i okoliczności pojawiania się. Nie trzeba przesyłać wrażliwych dokumentów bez wcześniejszego ustalenia bezpiecznego sposobu przekazania.
Do serwisu można przynieść komputer do punktu przy Alei Stanów Zjednoczonych 72/U25a w Warszawie, na pierwszym piętrze, przy rondzie Wiatraczna. Pogotowie komputerowe działa 24/7 na terenie Warszawy i siedmiu powiatów podwarszawskich; dojazd jest bezpłatny i może nastąpić do godziny, a stawka za czas pracy jest taka sama o każdej porze. Telefon odbieramy całą dobę, bez dopłat za noc i weekend. Przed rozpoczęciem naprawy przedstawiamy kosztorys.
- Zakres dokumentów i okres, którego dotyczy archiwum.
- Lokalizację plików bazy, PDF-ów, JPK i potwierdzeń UPO.
- Informację o nośnikach oraz istniejących kopiach w drugiej lokalizacji.
- Treść komunikatu błędu i moment, w którym problem się pojawia.
- Informację, czy firma zmieniła komputer lub system handlowy.
Błędy użytkowników i decyzje, które warto przemyśleć
Częstym błędem jest przechowywanie jedynej kopii na tym samym komputerze, na którym pracuje firma, albo zapisywanie plików bez czytelnego podziału na lata i typy dokumentów. Ryzyko zwiększa brak okresowego sprawdzania, czy kopia da się otworzyć, oraz pomijanie UPO przy plikach JPK. Nie należy zakładać, że samo wyeksportowanie raportu zastępuje kopię bazy, jeśli potrzebne może być późniejsze odtworzenie pełnych danych. Niewskazane jest także usuwanie starej instalacji bez wcześniejszego sprawdzenia, czy archiwum można odczytać w inny sposób.
Nie każda sytuacja wymaga naprawy komputera: jeśli urządzenie działa prawidłowo, a problem wynika wyłącznie z braku uporządkowania plików, wystarczające może być opracowanie struktury archiwum i opisanie dostępu. Gdy uszkodzenie nośnika lub brak kopii uniemożliwia odtworzenie danych, zakres możliwych działań może być ograniczony i wymagać osobnej oceny. Naprawa może być nieopłacalna, jeśli kosztorys nie odpowiada wartości sprzętu lub dostępne jest bezpieczniejsze rozwiązanie organizacyjne, takie jak użycie zachowanej kopii. Decyzję podejmujesz po poznaniu kosztorysu i zakresu prac.
Pytania przed zleceniem archiwizacji lub naprawy
Klienci często pytają, czy sama kopia bazy wystarczy. Jest ona ważnym składnikiem archiwum, ale warto zachować także czytelne eksporty dokumentów, pliki JPK, UPO oraz opis wymaganych wersji programu i silnika bazy. Pojawia się też pytanie, czy po migracji trzeba nadal przechowywać dane Symfonii Handel. Tak, obowiązek dotyczący wcześniejszych lat pozostaje, dlatego trzeba zapewnić możliwość dostępu do dokumentacji.
Inne częste pytanie dotyczy kontroli, czy archiwum jest kompletne. Pomagają w tym lista zarchiwizowanych elementów, okresowe sprawdzanie otwieralności plików oraz suma kontrolna dla JPK. Jeśli problem dotyczy komputera, koszt diagnozy zależy od jego rodzaju: dla stacjonarnego wynosi 200 zł i wchodzi w cenę naprawy, a dla laptopa jest bezpłatna. Aby omówić objawy lub ustalić dalszy krok, zadzwoń pod numer 22 100 41 67.
Pełny zakres pomocy przy programach Symfonia opisaliśmy na osobnej stronie: Symfonia: serwis programu, naprawa bazy danych i migracja.