Bieżąca weryfikacja stanów magazynowych w Symfonii Handel pozwala wykryć rozbieżności na bieżąco, zanim urosną do poważnego problemu podczas rocznej inwentaryzacji. Pomagamy wdrożyć systematyczne procedury weryfikacji stanów: od wyrywkowych kontroli codziennych po miesięczne przeliczenia sald i analizę obrotów, by ewidencja magazynowa była zawsze aktualna i wiarygodna.
Rodzaje weryfikacji stanów magazynowych
Wyróżniamy kilka poziomów weryfikacji stanów w Symfonii Handel. Weryfikacja bieżąca: przy każdym wydaniu towaru WZ system sprawdza dostępność stanu – jeśli stan jest niewystarczający, blokuje lub ostrzega operatora. Weryfikacja dzienna: zestawienie ruchów magazynowych za dzień z rozrachunkiem stanu początkowego i końcowego. Weryfikacja wyrywkowa: cykliczne fizyczne liczenie losowo wybranych towarów i porównanie z systemem. Weryfikacja pełna: roczna inwentaryzacja całego magazynu.
Raport stanów magazynowych
Generujemy raport bieżących stanów magazynowych z Symfonii Handel zawierający: symbol i nazwę towaru, stan ilościowy w każdym magazynie, wartość stanu po cenie zakupu (FIFO lub średnia ważona), minimalny stan alarmowy i stan docelowy. Raport filtrujemy po towarach poniżej minimum (wskazuje konieczność zamówienia) lub towarach z zerowym stanem (weryfikujemy, czy wyzerowanie jest oczekiwane czy wskazuje na błąd). Eksportujemy raport do Excela dla dalszej analizy.
Przeliczenie sald magazynowych
Przeliczenie sald to kluczowa operacja korygująca niespójności w bazie danych. Uruchamiamy ją z menu administracyjnego Symfonii Handel przy zamkniętym dostępie innych użytkowników. Program ponownie oblicza stan każdego towaru od bilansu otwarcia przez wszystkie zarejestrowane dokumenty. Operacja naprawia rozbieżności wynikające z przerw podczas zapisu lub błędów silnika bazy. Po przeliczeniu weryfikujemy kilka kluczowych towarów fizycznie.
Analiza historii ruchów towarowych
Dla towaru z nieoczekiwanym stanem analizujemy historię ruchów magazynowych w Symfonii Handel: wszystkie PZ, WZ, RW, PW i MM za wybrany okres. Szukamy dokumentów z nieoczekiwanymi ilościami, brakujących dokumentów kompensujących (np. WZ bez odpowiadającego PZ od dostawcy) lub podwójnych ruchów. Historia ruchów jest kluczowym narzędziem wyjaśniania rozbieżności i ustalenia przyczyny błędu stanu.
Stany alarmowe i automatyczne zamówienia
Konfigurujemy stany alarmowe (minimalne) dla każdego towaru w kartotece Symfonii Handel. Gdy stan spada poniżej minimum, Symfonia Handel generuje alert lub propozycję zamówienia do preferowanego dostawcy. Ustawiamy stan docelowy (stan po uzupełnieniu zamówienia) uwzględniający lead time dostawcy i średnie zużycie dzienne. Regularnie przeglądamy i aktualizujemy stany alarmowe dla towarów zmieniających sezonowo swoją rotację.
Stany ujemne i ich przyczyny
Ujemny stan magazynowy w Symfonii Handel wskazuje na poważny błąd: sprzedaż towaru, który nie był w magazynie, lub błąd w dokumentacji. Identyfikujemy wszystkie towary z ujemnym stanem i analizujemy historię ruchów dla każdego z nich. Najczęstsze przyczyny: brakujące PZ (towar przyjęty fizycznie bez dokumentu w systemie), WZ wystawione w złym magazynie, błąd importu z e-commerce przy mapowaniu towaru. Po wyjaśnieniu przyczyny wystawiamy korektujący dokument magazynowy.
