Comarch DMS w obszarze obiegu faktur to rozwiązanie, które automatyzuje jeden z najbardziej czasochłonnych procesów w każdej firmie - przyjmowanie, opisywanie i akceptowanie faktur kosztowych. Zamiast reczenie wprowadzać dane z papierowych lub przesłanych mailem faktur, system rozpoznaje ich treść automatycznie i kieruje dokument do odpowiedniej osoby w celu akceptacji.
To odpowiedź na potrzeby działów księgowości, które chcą skrócić czas obsługi faktur i ograniczyć liczbę błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. Przy większej liczbie faktur miesięcznie ręczne wprowadzanie danych staje się jednym z głównych źródeł opóźnień w księgowaniu i zamykaniu miesiąca.
Automatyczne odczytywanie danych z faktur
System wykorzystuje mechanizmy rozpoznawania treści dokumentów, dzięki którym dane z faktury - numer, kwoty, NIP kontrahenta, daty - sa odczytywane automatycznie i wstępnie uzupełniane w systemie, bez ręcznego przepisywania. Ogranicza to czas potrzebny na wprowadzenie dokumentu i minimalizuje ryzyko pomyłek w kwotach czy danych kontrahenta. Osoba wprowadzająca fakturę musi jedynie zweryfikować odczytane dane, zamiast przepisywać je od początku, co przy dużej liczbie dokumentów daje wymierna oszczędność czasu.
Sciezka akceptacji i księgowania
Kazda faktura kosztowa przechodzi zdefiniowana ścieżkę akceptacji - trafia do osoby odpowiedzialnej za dany budżet lub projekt, a po zatwierdzeniu przekazywana jest do księgowania w systemie Comarch ERP. Pozwala to zachować kontrolę nad wydatkami firmy i uniknąć sytuacji, w której faktura zostaje zaksiegowana bez odpowiedniej weryfikacji merytorycznej. Możliwe jest również zdefiniowanie różnych ścieżek akceptacji w zależności od kwoty czy rodzaju kosztu, co odzwierciedla realny podział odpowiedzialności w firmie.
Wdrożenie cyfrowego obiegu faktur
Wprowadzenie cyfrowego obiegu faktur wymaga integracji z systemem pocztowym, skonfigurowania ścieżek akceptacji odpowiadających strukturze firmy oraz połączenia z modułem księgowym Comarch ERP. Warto również ustalić zasady postępowania dla faktur nietypowych, które nie zostaną poprawnie odczytane automatycznie, aby cały proces pozostał spójny. Pomożemy wdrożyć to rozwiązanie w Twojej firmie, tak aby dział księgowości zyskał realna oszczędność czasu przy obsłudze faktur kosztowych. Skontaktuj się z nami, aby ustalić szczegóły wdrożenia.
