Microsoft Bookings to narzędzie ułatwiające firmom zarządzanie rezerwacjami i umawianiem spotkań z klientami – od wizyt serwisowych, przez konsultacje, po spotkania handlowe. Klient samodzielnie wybiera dogodny termin ze strony rezerwacyjnej, a system automatycznie sprawdza dostępność pracownika w kalendarzu Outlook i blokuje wybrany slot czasowy. Jako integrator IT pomagamy firmom usługowym wdrożyć Bookings tak, by ograniczyć liczbę telefonów i maili poświęconych na ustalanie terminów.
Konfigurujemy strony rezerwacyjne, typy usług, czas ich trwania oraz reguły dostępności poszczególnych pracowników, a także integrację z istniejącymi kalendarzami zespołu. Narzędzie sprawdza się zarówno w małych firmach usługowych z jednym specjalistą, jak i w większych zespołach obsługujących dziennie kilkadziesiąt umówionych wizyt.
Konfiguracja strony rezerwacyjnej i usług
Punktem wyjścia we wdrożeniu Bookings jest zdefiniowanie oferowanych usług – ich nazw, czasu trwania, ewentualnego czasu buforowego między spotkaniami oraz przypisanych pracowników, którzy mogą je realizować. Pomagamy skonfigurować publiczną stronę rezerwacyjną z logo i danymi firmy, na której klienci samodzielnie wybierają usługę, termin i (jeśli to potrzebne) konkretnego specjalistę, bez konieczności dzwonienia czy pisania maila w celu ustalenia terminu. Ustawiamy też pytania dodatkowe, które klient wypełnia podczas rezerwacji, tak aby pracownik miał komplet informacji jeszcze przed spotkaniem, co skraca czas samej wizyty lub konsultacji.
Integracja z kalendarzem Outlook
Bookings sprawdza dostępność bezpośrednio w kalendarzu Outlook każdego pracownika, dzięki czemu klient nigdy nie zarezerwuje terminu, który koliduje z innym spotkaniem, urlopem czy blokadą godzin pracy. Konfigurujemy godziny pracy poszczególnych osób, dni wolne oraz limity liczby rezerwacji na dany dzień, tak aby grafik pracownika nie został przeciążony większą liczbą spotkań, niż realnie może obsłużyć. Zajmujemy się również ustawieniem automatycznych przypomnień mailowych i SMS dla klientów przed wizytą, co realnie zmniejsza liczbę niezapowiedzianych nieobecności i pozwala lepiej wykorzystać czas pracy zespołu.
Zarządzanie rezerwacjami zespołu
Dla firm z kilkoma pracownikami świadczącymi podobne usługi konfigurujemy wspólną książkę rezerwacji z podziałem na poszczególne osoby lub zasoby (na przykład sale czy stanowiska serwisowe), tak aby klient mógł wybrać dowolnego dostępnego specjalistę albo, jeśli to wymagane, zarezerwować konkretną osobę. Pomagamy też zintegrować Bookings z resztą Microsoft 365, w tym z Teams w przypadku spotkań odbywających się online, gdzie link do spotkania generowany jest automatycznie po dokonaniu rezerwacji. Wdrożenie zamykamy przeszkoleniem zespołu z obsługi panelu administracyjnego, w tym ręcznego dodawania i przenoszenia rezerwacji przyjętych telefonicznie od klientów, którzy nie korzystają ze strony rezerwacyjnej samodzielnie. Pomagamy też skonfigurować zasady odwoływania i przenoszenia wizyt przez samych klientów, tak aby zmiana terminu nie wymagała za każdym razem kontaktu z pracownikiem firmy.
