Integracja z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) pozwala sklepowi internetowemu automatycznie wystawiać i przesyłać ustrukturyzowane faktury elektroniczne zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów. W Serwisie Wiatraczna wdrażamy połączenie platformy sklepowej z KSeF: konfigurujemy uwierzytelnianie, mapowanie danych zamówień na strukturę XML zgodną ze schematem FA oraz automatyczne wysyłanie i pobieranie faktur wraz z numerami identyfikującymi nadawanymi przez system. Przygotowujemy sklep na obowiązek e-fakturowania i zapewniamy bieżącą aktualizację integracji wraz ze zmianami w przepisach oraz w strukturze schematu.
Czym jest integracja z KSeF
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML (schemat FA). Integracja sklepu z KSeF pozwala automatycznie generować faktury sprzedaży zgodne ze schemą i przesyłać je do systemu bez ręcznego eksportu danych.
Zakres wdrożenia
- Konfiguracja uwierzytelniania (token, podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna)
- Mapowanie danych zamówień sklepowych na strukturę XML zgodną ze schematem FA
- Automatyczne wystawianie faktur po opłaceniu lub zrealizowaniu zamówienia
- Odbieranie numeru identyfikującego fakturę w KSeF (numer KSeF) i zapisanie go w systemie sklepu
- Obsługa faktur korygujących i duplikatów zgodnie z wymaganiami systemu
Zgodność z obowiązkiem e-fakturowania
Wdrożenie integracji przygotowuje sklep na obowiązkowe fakturowanie w KSeF, eliminując ręczne przepisywanie danych sprzedażowych do osobnego systemu księgowego. Dokumenty są od razu ustrukturyzowane i zgodne z wymogami prawnymi.
Elementy zgodności
- Poprawne mapowanie stawek VAT, danych kontrahenta i pozycji zamówienia
- Obsługa środowiska testowego KSeF przed przejściem na produkcję
- Archiwizacja faktur i numerów referencyjnych w panelu sklepu
- Powiadomienia o statusie przesłania faktury (przyjęta, odrzucona, w trakcie przetwarzania)
Automatyzacja procesu księgowego
Integracja może współpracować z modułem faktur VAT sklepu oraz z zewnętrznym systemem ERP, tworząc spójny łańcuch: zamówienie → faktura → wysyłka do KSeF → zapis w księgowości.
Korzyści operacyjne
- Brak ręcznego wprowadzania faktur do osobnego systemu
- Redukcja błędów w danych sprzedażowych
- Szybszy dostęp do faktur ustrukturyzowanych dla klientów B2B
- Przygotowanie sklepu na kolejne etapy obowiązkowego e-fakturowania
Testy i wdrożenie
- Testy w środowisku demo KSeF z przykładowymi zamówieniami
- Weryfikacja poprawności struktury XML i zgodności ze schematem
- Konfiguracja obsługi błędów walidacji i ponownego wysyłania faktur
- Szkolenie zespołu z obsługi panelu faktur i statusów KSeF
Opieka techniczna
Monitorujemy zmiany w strukturze schematu FA oraz w wymaganiach Ministerstwa Finansów, aktualizując integrację tak, aby sklep zawsze działał zgodnie z aktualnymi przepisami.
Podsumowanie
Integracja KSeF ze sklepem internetowym automatyzuje wystawianie e-faktur i zapewnia zgodność z obowiązkiem elektronicznego fakturowania. Serwis Wiatraczna wdraża połączenie z KSeF oraz zapewnia bieżące wsparcie techniczne.
