Wieloletnia praca z programem księgowym prowadzi do narastania dużej ilości danych historycznych, które trzeba przechowywać zgodnie z obowiązkami dotyczącymi dokumentacji finansowej, a jednocześnie nie obciążać nimi bieżącej bazy roboczej programu.
Serwis laptopów Wiatraczna archiwizuje dane historyczne w Insert Rewizor GT, zachowując pełny dostęp do dokumentów.
Dlaczego archiwizacja jest konieczna
Dokumentacja księgowa podlega określonym prawnie okresom przechowywania, dlatego danych z zamkniętych lat obrotowych nie można po prostu usunąć. Jednocześnie ich trzymanie w bieżącej bazie roboczej spowalnia pracę programu i zwiększa ryzyko pomyłek przy wyszukiwaniu dokumentów.
Wydzielenie danych archiwalnych
Proces archiwizacji polega na wydzieleniu zamkniętych okresów obrachunkowych do osobnej bazy archiwalnej, dostępnej w razie potrzeby wglądu lub kontroli, ale niezajmującej zasobów bazy roboczej wykorzystywanej na co dzień przez księgowość.
Weryfikacja kompletności danych
Przed archiwizacją sprawdzamy kompletność i spójność danych z danego okresu – brakujące dokumenty czy niezamknięte rejestry mogą utrudnić późniejsze odtworzenie pełnego obrazu rozliczeń w razie kontroli podatkowej lub audytu.
Bezpieczne przechowywanie archiwum
Bazę archiwalną zabezpieczamy dodatkową kopią, przechowywaną niezależnie od bieżących danych roboczych, tak aby dostęp do historycznej dokumentacji był możliwy nawet w przypadku awarii bieżącego systemu księgowego.
Dostęp do danych archiwalnych
Konfigurujemy sposób uruchamiania archiwalnej bazy danych równolegle z bazą bieżącą, tak aby w razie potrzeby – na przykład podczas kontroli – można było szybko odnaleźć i wydrukować dokumenty sprzed lat bez zakłócania pracy bieżącej.
Nośniki i okres przechowywania
Dobieramy odpowiedni sposób przechowywania archiwum, uwzględniając wymagany okres retencji dokumentacji księgowej oraz konieczność zachowania czytelności danych przez cały ten czas, niezależnie od zmian technologicznych.
Harmonogram cyklicznej archiwizacji
Rekomendujemy ustalenie stałego harmonogramu archiwizacji, na przykład po zamknięciu każdego roku obrotowego, co pozwala utrzymać bieżącą bazę w dobrej kondycji i uniknąć jednorazowego, dużego porządkowania danych sprzed wielu lat.
Odtwarzanie danych z archiwum na żądanie
W razie potrzeby, na przykład podczas kontroli lub sporu z kontrahentem, potrafimy sprawnie odtworzyć wybrany fragment archiwum i udostępnić go użytkownikowi bez konieczności przywracania całej historycznej bazy danych.
