Archiwizacja danych księgowych z Rewizora GT to nie tylko kwestia bezpieczeństwa – to też wymóg prawny. Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek przechowywania ksiąg przez określony czas, a przepisy podatkowe wymagają dostępności dokumentów przez co najmniej 5 lat. Prawidłowa archiwizacja musi zapewniać zarówno nienaruszalność jak i odczytywalność danych w przyszłości.
Wymagania prawne dotyczące archiwizacji ksiąg
Ustawa o rachunkowości nakazuje przechowywanie ksiąg rachunkowych przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe. Dokumenty dotyczące umów, roszczeń i postępowań przez czas trwania plus 3 lata. Archiwa muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający nieuprawniony dostęp, ale jednocześnie dostępne w przypadku kontroli.
Archiwizacja bazy Rewizora GT na koniec roku
Na koniec każdego roku obrachunkowego tworzymy pełne archiwum bazy danych Rewizora GT w formacie .fbk (Firebird backup). Archiwum jest opatrzone datą i opisem zawartości, następnie kopiowane do co najmniej dwóch niezależnych lokalizacji (lokalny dysk zapasowy + zewnętrzna lokalizacja lub chmura). Weryfikujemy możliwość odtworzenia archiwum przez testowe przywrócenie w środowisku izolowanym.
Archiwizacja w formacie niezależnym od oprogramowania
Archiwum .fbk jest czytelne tylko dla oprogramowania Firebird. Z perspektywy długoterminowego przechowywania danych warto mieć też eksport danych do formatu niezależnego od oprogramowania. Pomagamy w eksporcie kluczowych zestawień (bilans, RZiS, dziennik, zestawienie OiS) do plików PDF lub XLS, które będą czytelne niezależnie od przyszłej dostępności programu i bazy danych.
Archiwizacja cyfrowa z zachowaniem mocy prawnej
Dokumenty księgowe w postaci elektronicznej (faktury, wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów) muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność i integralność. Doradzamy w zakresie systemów archiwizacji elektronicznej spełniających wymagania prawne: niemodyfikowalny format, podpisy elektroniczne, systemy zapewniające trwałość zapisu.
Pomagamy w organizacji archiwizacji danych Rewizora GT zgodnej z wymaganiami prawnymi i dobrymi praktykami. Skontaktuj się z nami, aby omówić wdrożenie systemu archiwizacji dla Twojej firmy.
