Insert Rachmistrz nexo – archiwizacja danych księgowych

Archiwizacja danych podatkowych z Insert Rachmistrza nexo jest obowiązkiem wynikającym z Ordynacji podatkowej – podatnicy muszą przechowywać księgi podatkowe i dokumenty przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Właściwa archiwizacja elektroniczna i papierowa danych Rachmistrza nexo gwarantuje dostępność kompletnej dokumentacji na wypadek kontroli skarbowej oraz zabezpiecza przed utratą danych historycznych. Nasz serwis konfiguruje i przeprowadza archiwizację danych Rachmistrza nexo.

Wymagania prawne dotyczące archiwizacji

Zgodnie z przepisami podatkowymi, przedsiębiorca prowadzący KPiR lub ewidencję ryczałtu ma obowiązek:

• Przechowywać księgi podatkowe (KPiR, ewidencję ryczałtu) przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku
• Archiwizować dokumenty źródłowe (faktury, rachunki) potwierdzające zapisy w księdze
• Przechowywać pliki JPK_V7 z Urzędowymi Poświadczeniami Odbioru za cały okres archiwizacji
• Zapewnić dostęp do danych na żądanie organów podatkowych, również w formie elektronicznej (JPK_KPiR/JPK_EWP)

Metody archiwizacji danych Rachmistrza nexo

Oferujemy kilka metod archiwizacji dostosowanych do potrzeb klienta:

Archiwizacja elektroniczna bazy danych

• Roczna kopia bazy .rdb lub .bak – po zamknięciu roku podatkowego tworzymy i archiwizujemy kompletną kopię bazy, oznaczoną rokiem podatkowym
• Pliki JPK jako archiwum elektroniczne – wygenerowane pliki JPK_KPiR, JPK_EWP i JPK_V7 z UPO stanowią kompletne elektroniczne archiwum ksiąg
• Eksport do PDF – wydruk KPiR, ewidencji ryczałtu, rejestrów VAT i deklaracji w formacie PDF na archiwum dokumentów

Archiwizacja fizyczna

• Wydruk KPiR lub ewidencji ryczałtu za rok podatkowy z podpisem podatnika – wymagany przez przepisy dla podatników KPiR
• Wydruk rejestrów VAT za rok podatkowy
• Wydruk deklaracji podatkowych PIT i VAT z potwierdzeniami złożenia

Roczna procedura archiwizacji Rachmistrza nexo

Po zamknięciu roku podatkowego realizujemy pełną archiwizację:

1. Weryfikacja kompletności danych za rok – sprawdzenie, że wszystkie dokumenty są zaksięgowane
2. Wygenerowanie wydruków rocznych KPiR/ryczałtu i rejestrów VAT w PDF
3. Wygenerowanie pliku JPK_KPiR lub JPK_EWP za cały rok do archiwum
4. Wykonanie pełnej kopii bazy danych oznaczonej rokiem podatkowym
5. Archiwizacja na co najmniej dwóch nośnikach (np. NAS i chmura)
6. Rejestracja archiwum – lista archiwizowanych plików z datami i lokalizacjami

Kiedy skontaktować się z serwisem?

Zgłoś się do nas, gdy:

• Zamykasz rok podatkowy i chcesz przeprowadzić pełną archiwizację danych
• Nie masz pewności, czy dotychczasowe archiwa są kompletne i spełniają wymogi prawa
• Potrzebujesz dostępu do danych archiwalnych z poprzednich lat w związku z kontrolą

Prawidłowa archiwizacja Rachmistrza nexo to Twoje bezpieczeństwo prawne. Skontaktuj się z serwisem.