Kontrola ZUS w firmie to sytuacja stresująca, ale właściwie przygotowana dokumentacja kadrowo-płacowa z Insert Gratyfikant nexo sprawia, że przebieg kontroli jest sprawny i pozbawiony niespodzianek. Inspektorzy ZUS weryfikują przede wszystkim: kompletność i prawidłowość zgłoszeń pracowniczych, zgodność podstaw składkowych z listami płac oraz terminowość i poprawność deklaracji DRA. Gratyfikant nexo posiada narzędzia, które umożliwiają samodzielną weryfikację tych danych przed wizytą inspektora.
Weryfikacja kompletności zgłoszeń ZUS
Kluczowym elementem przygotowania do kontroli jest weryfikacja, czy wszyscy pracownicy są prawidłowo zgłoszeni do ZUS. W Gratyfikant nexo uruchom raport: ZUS → Raporty → Weryfikacja zgłoszeń pracowniczych. Raport pokazuje pracowników z:
- Brakującym zgłoszeniem ZUA lub ZZA.
- Zgłoszeniem ZUA bez odpowiadającego ZWUA (pracownik wyrejestrowany, ale brak zgłoszenia wyrejestrowania).
- Niezgodnością kodu tytułu ZUS między zgłoszeniem a aktualną kartoteką.
- Brakującym RUD dla umów cywilnoprawnych od 2021 r.
Wszelkie rozbieżności należy wyjaśnić i złożyć korygujące deklaracje do ZUS przez PUE ZUS lub Płatnik.
Weryfikacja podstaw składkowych
Inspektorzy ZUS sprawdzają, czy podstawy składkowe wykazane w deklaracjach RCA są zgodne z faktycznie wypłaconymi wynagrodzeniami. W nexo wygeneruj zestawienie porównujące:
- Wynagrodzenia z list płac za kontrolowany okres.
- Podstawy składkowe z deklaracji ZUS za ten sam okres.
Rozbieżności mogą wynikać ze składników zwolnionych z ZUS (zasiłki, wynagrodzenie chorobowe powyżej limitu pracodawcy, świadczenia z ZFŚS) – każda rozbieżność powinna mieć uzasadnienie w przepisach. Przygotuj listę składników płacowych ze wskazaniem, które są wliczane, a które wyłączone z podstawy ZUS.
Terminowość płatności składek
ZUS weryfikuje, czy składki były opłacane terminowo. Terminy: do 15. dnia następnego miesiąca (osoby fizyczne i spółki jawne/partnerskie), do 20. dnia następnego miesiąca (pozostałe podmioty). Przygotuj historię przelewów składek ZUS z konta bankowego za kontrolowany okres i zestawienie ich z terminami wynikającymi z deklaracji DRA.
Przegląd prewencyjny przed kontrolą
Zalecamy przeprowadzenie prewencyjnego audytu wewnętrznego minimum miesiąc przed spodziewaną kontrolą:
- Zweryfikuj zgłoszenia i wyrejestrowania ZUS za ostatnie 5 lat.
- Sprawdź ciągłość numeracji deklaracji DRA – brak deklaracji za któryś miesiąc jest widoczny od razu.
- Przejrzyj podstawy zasiłków chorobowych – najczęstsze pole błędów.
- Sprawdź prawidłowość wykazywania świadczeń z ZFŚS – zwolnienie z ZUS do limitu połowy minimalnego wynagrodzenia.
- Zweryfikuj dane w kartotekach pracowników w nexo z danymi w PUE ZUS – rozbieżności identyfikacyjne (PESEL, nazwa) są natychmiast widoczne dla inspektora.
Samodzielnie ujawnione i skorygowane błędy przed kontrolą traktowane są przez ZUS łagodniej niż te wykryte przez inspektora.
