Insert Gratyfikant nexo to nowoczesny program kadrowo-płacowy dla małych i średnich firm, następca linii GT, oparty o technologię .NET z bazą danych SQLite lub SQL Server.
Archiwizacja danych z poprzednich lat jest istotna dla dokumentacji kadrowej, w tym akt osobowych i list płac. Serwis laptopów Wiatraczna pomaga uporządkować i zabezpieczyć archiwalne dane.
Dlaczego archiwizacja danych jest potrzebna
Dane gromadzone w programie Insert Gratyfikant nexo z biegiem lat rosną wraz z liczbą zamkniętych okresów rozliczeniowych, historią zatrudnienia pracowników oraz dokumentacją płacową. Archiwizacja pozwala uporządkować starsze dane, zmniejszyć rozmiar bieżącej bazy danych oraz zabezpieczyć dokumentację, którą firma ma obowiązek przechowywać przez określony czas, np. akta osobowe i listy płac.
Co podlega archiwizacji
- Zamknięte okresy rozliczeniowe list płac z poprzednich lat
- Kartoteki pracowników, którzy zakończyli zatrudnienie
- Historyczne deklaracje rozliczeniowe i raporty
- Dokumentacja związana z aktami osobowymi przechowywanymi elektronicznie
Sposoby archiwizacji danych
W zależności od potrzeb firmy archiwizacja może polegać na wykonaniu pełnej kopii bazy danych obejmującej dany okres i przeniesieniu jej na oddzielny nośnik, lub na eksporcie wybranych danych do formatu umożliwiającego ich odczyt bez konieczności utrzymywania aktywnej instalacji programu. Wybór metody zależy od tego, czy archiwalne dane będą jeszcze potrzebne do bieżącej pracy, czy wyłącznie do celów dowodowych.
Okresy przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej
Dokumentacja kadrowa i płacowa podlega określonym w przepisach okresom przechowywania, które różnią się w zależności od rodzaju dokumentu oraz daty zatrudnienia pracownika. Nie doradzamy w zakresie konkretnych terminów wynikających z przepisów, jednak od strony technicznej dbamy o to, by zarchiwizowane dane pozostały czytelne i dostępne przez cały wymagany okres.
Bezpieczeństwo danych zarchiwizowanych
Zarchiwizowane dane kadrowo-płacowe nadal zawierają dane osobowe podlegające ochronie na mocy RODO. Nośnik z archiwum powinien być przechowywany w sposób zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem, a dostęp do niego ograniczony wyłącznie do osób, które faktycznie tego potrzebują.
Porządkowanie bieżącej bazy danych
Po wydzieleniu danych archiwalnych bieżąca baza danych programu staje się mniejsza i zwykle działa sprawniej. Pomagamy ustalić sensowny podział na dane aktywne, wykorzystywane w codziennej pracy, oraz dane archiwalne, do których dostęp potrzebny jest sporadycznie.
