Dane kadrowo-płacowe należą do najbardziej krytycznych zasobów informacyjnych każdej firmy – ich utrata może oznaczać niemożność udowodnienia prawidłowości naliczeń pracowniczych w kontroli ZUS lub PIP, a odtworzenie ich ręcznie bywa niemożliwe. Dlatego skonfigurowanie rzetelnego systemu kopii zapasowych Insert Gratyfikant nexo nie jest opcją, lecz koniecznością. Format .nexobak i natywne mechanizmy SQL Server oferują elastyczne możliwości archiwizacji dopasowane do różnych środowisk.
Wbudowany kreator kopii zapasowych
Gratyfikant nexo posiada wbudowany kreator kopii zapasowych dostępny w menu Narzędzia → Kopia zapasowa → Utwórz kopię. Generowany plik .nexobak zawiera kompletne dane firmy wraz z konfiguracją. Kreator pozwala wskazać lokalizację docelową – lokalny dysk, dysk sieciowy lub folder zsynchronizowany z chmurą. Każdą kopię warto opisać datą i etapem cyklu płacowego (np. GratyfikantNexo_2026-05-13_przed-zamknieciem-maja.nexobak), by ułatwić późniejszą identyfikację właściwego punktu przywrócenia.
Harmonogram ręcznych kopii – kiedy wykonywać
Minimalna rekomendowana częstotliwość wykonywania kopii zapasowych nexo:
- Codziennie – w aktywnym okresie płacowym (naliczanie listy płac, korekty).
- Przed każdą aktualizacją – kopia musi być wykonana zanim zostanie uruchomiony instalator nowej wersji.
- Przed zamknięciem okresu płacowego – kopia stanu przed zamknięciem, by możliwe było otwarcie w razie błędu.
- Po wygenerowaniu deklaracji ZUS/PIT – kopia stanu po wygenerowaniu dokumentów podatkowych.
Kopia w konfiguracji SQL Server
W konfiguracji wieloużytkownikowej z SQL Server rekomendowane jest korzystanie z natywnych kopii SQL Server zamiast wyłącznie z .nexobak. Backup SQL Server jest szybszy, bardziej elastyczny (możliwość przyrostowego backupu) i niezależny od nexo.Serwis. Podstawowe polecenie T-SQL:
BACKUP DATABASE [GratyfikantNexo] TO DISK = 'D:\Backup\GratyfikantNexo_' + CONVERT(VARCHAR,GETDATE(),112) + '.bak' WITH COMPRESSION, CHECKSUM, STATS = 10;
Polecenie można uruchomić jako zaplanowane zadanie SQL Server Agent lub przez SQL Server Maintenance Plan.
Weryfikacja integralności kopii
Kopia zapasowa, której integralności nie zweryfikowano, może być bezużyteczna w momencie awarii. Dla plików SQL Server regularnie wykonuj weryfikację:
RESTORE VERIFYONLY FROM DISK = 'D:\Backup\GratyfikantNexo_20260513.bak';
Dla pliku .nexobak: wykonaj testowe przywrócenie w środowisku testowym co kwartał, by upewnić się, że kopia jest kompletna i możliwa do przywrócenia.
Zasada 3-2-1
Rekomendowana strategia archiwizacji zgodna z zasadą 3-2-1:
- 3 kopie danych (oryginał + 2 backupy).
- 2 różne nośniki (np. dysk serwera + dysk zewnętrzny).
- 1 kopia poza siedzibą firmy (chmura, fizyczna lokalizacja zewnętrzna).
Dane płacowe przechowywane są przez 10 lat (art. 94 Kodeksu pracy) lub 50 lat (pracownicy zatrudnieni przed 2019 r.). Kopie muszą być zachowane przez odpowiedni okres.
