Comarch ERP XT – KSeF – integracja i wdrożenie to jedno z najczęstszych zgłoszeń serwisowych związanych z systemem Comarch ERP XT, ponieważ Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowym elementem obiegu dokumentów sprzedażowych w firmach. Ponieważ Comarch ERP XT działa w modelu chmurowym (SaaS), cała komunikacja z KSeF odbywa się przez przeglądarkę i serwery Comarch – klient nie instaluje żadnego lokalnego modułu ani certyfikatu w tradycyjnym sensie.
W praktyce najwięcej problemów dotyczy poprawnej autoryzacji konta w systemie KSeF, nadania uprawnień dla firmy oraz konfiguracji automatycznego wysyłania i pobierania faktur ustrukturyzowanych. Poniżej opisujemy, jak krok po kroku zdiagnozować i naprawić najczęstsze usterki integracji.
Jak działa integracja KSeF w Comarch ERP XT
Comarch ERP XT łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez API udostępniane przez Ministerstwo Finansów. Autoryzacja odbywa się na poziomie konta firmy w systemie XT – po zalogowaniu przez Comarch ID użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami aktywuje moduł KSeF w ustawieniach firmy i przechodzi proces uwierzytelnienia (token lub podpis kwalifikowany/profil zaufany, w zależności od udostępnionej metody). Cała logika po stronie serwera należy do Comarch, dlatego klient nie musi konfigurować żadnego lokalnego oprogramowania pośredniczącego ani instalować certyfikatów na dysku komputera.
Ponieważ cały mechanizm działa w chmurze, wdrożenie KSeF w XT sprowadza się w praktyce do trzech etapów: nadania uprawnień administracyjnych właściwej osobie w firmie, przeprowadzenia autoryzacji połączenia z systemem Ministerstwa Finansów oraz przetestowania wysyłki i odbioru faktur na próbie kilku dokumentów, zanim moduł zacznie działać w pełni produkcyjnie.
Najczęstsze problemy przy wdrożeniu
Brak autoryzacji lub wygasły token
Jeśli faktury przestają się wysyłać do KSeF, w pierwszej kolejności sprawdzamy status autoryzacji w ustawieniach firmy. Token dostępowy może wygasnąć lub zostać odwołany po stronie systemu Ministerstwa Finansów – w takiej sytuacji integrację trzeba ponownie aktywować, powtarzając proces uwierzytelnienia od początku.
Błędy walidacji struktury faktury
KSeF odrzuca dokumenty niezgodne ze schemą FA(2)/FA(3). W Comarch ERP XT komunikat o odrzuceniu pojawia się przy konkretnej fakturze – należy sprawdzić dane kontrahenta (NIP, adres), pozycje towarowe oraz stawki VAT, ponieważ to najczęstsze przyczyny błędów walidacji. Warto też zwrócić uwagę na poprawność jednostek miary i sposobu zaokrąglania kwot, ponieważ drobne niezgodności formatu potrafią blokować całą wysyłkę.
Problemy z przeglądarką i stabilnością połączenia
Ponieważ cały proces wysyłki odbywa się w przeglądarce, warto wykluczyć typowe przyczyny techniczne:
- wyczyszczenie pamięci podręcznej i plików cookies przeglądarki,
- wyłączenie rozszerzeń blokujących skrypty lub reklamy, które mogą przerywać komunikację z API,
- sprawdzenie stabilności łącza internetowego oraz ewentualnego blokowania połączeń przez firmowy firewall lub VPN,
- weryfikację, czy nie występuje awaria po stronie usługi na status.comarch.com,
- sprawdzenie, czy data i godzina systemowa na komputerze są ustawione poprawnie, ponieważ rozbieżność czasu potrafi zakłócać proces uwierzytelniania.
Weryfikacja poprawności wysyłki
Po skonfigurowaniu integracji zalecamy wysłanie faktury testowej i sprawdzenie w module KSeF, czy dokument otrzymał numer referencyjny nadawany przez system Ministerstwa Finansów. Brak takiego numeru po dłuższym czasie oznacza, że dokument nie został poprawnie przyjęty i wymaga ponownej wysyłki. Dobrą praktyką jest również okresowe sprawdzanie historii wysyłki w module KSeF, aby wychwycić ewentualne dokumenty oczekujące lub odrzucone, zanim staną się problemem podczas rozliczenia okresu.
Uprawnienia i role użytkowników w module KSeF
W Comarch ERP XT dostęp do funkcji KSeF można ograniczyć do wybranych pracowników – to istotne w firmach, gdzie fakturowaniem zajmuje się kilka osób, a nadzór nad wysyłką do systemu Ministerstwa Finansów ma tylko księgowość lub właściciel. Błędna konfiguracja uprawnień bywa częstą przyczyną zgłoszeń typu „nie widzę zakładki KSeF”.
Kiedy potrzebna jest pomoc serwisu
Nasz serwis pomaga w konfiguracji uprawnień, diagnozowaniu błędów walidacji faktur, a także w rozwiązywaniu problemów ze stabilnością połączenia po stronie stanowiska klienta – przeglądarki, sieci lokalnej i systemu operacyjnego. Kwestie leżące bezpośrednio po stronie infrastruktury KSeF lub serwerów Comarch zgłaszane są do właściwego wsparcia dostawcy.
