Narastające przez lata nieporządki w danych – zdublowane kartoteki kontrahentów, błędnie zaksięgowane dokumenty, nierozliczone rozrachunki – spowalniają pracę i generują błędy w deklaracjach. Systematyczne porządkowanie danych jest koniecznym elementem higieny systemu ERP.
Identyfikacja problematycznych obszarów
Przed przystąpieniem do porządkowania danych warto wygenerować raporty diagnostyczne: listę kontrahentów bez NIP lub z duplikatami adresu e-mail, listę dokumentów w buforze (niezatwierdzonych), listę otwartych rozrachunków powyżej 365 dni i listę towarów bez przypisanej stawki VAT. Raporty te wskazują, gdzie uwaga jest najbardziej potrzebna.
Scalanie duplikatów kontrahentów
Comarch ERP XT nie oferuje automatycznej funkcji scalania duplikatów – jeśli istnieją dwie karty tego samego kontrahenta (np. z różnymi pisowniami nazwy), trzeba je połączyć ręcznie. Proces polega na przeniesieniu dokumentów z karty do usunięcia na kartę docelową (przez edycję dokumentów i zmianę kontrahenta), a następnie dezaktywacji karty duplikatu. Dezaktywacja jest bezpieczniejsza niż usunięcie, bo zachowuje historię.
Zamykanie starych rozrachunków
Nierozliczone rozrachunki z odległych lat zaśmiecają raporty należności i zobowiązań. Jeśli dług jest nieściągalny lub przedawniony, można go odpisać przez dokument korekty lub kompensaty. Każdy odpis powinien być udokumentowany (notatka, potwierdzenie, wezwanie do zapłaty) i skonsultowany z księgowym, bo może mieć skutki podatkowe.
Weryfikacja planu kont i schematów VAT
Co roku, przed zamknięciem roku podatkowego, warto przejrzeć plan kont i sprawdzić, czy wszystkie konta używane w dokumentach mają aktualne przypisania stawek VAT. Zmiany przepisów (np. nowe kody GTU, zmiana stawki VAT dla grupy towarów) wymagają aktualizacji schematów VAT – niedostosowane schematy powodują błędy w JPK_V7.
Weryfikacja stanu inwentarza
Jeśli firma prowadzi magazyn, inwentaryzację warto przeprowadzać co najmniej raz w roku. Rozbieżności między stanem fizycznym a systemowym (niedobory, nadwyżki) trzeba korygować dokumentami inwentaryzacyjnymi w XT przed zamknięciem roku. Nieskorygowane rozbieżności fałszują koszt własny sprzedaży i wynik finansowy.
