Moduł płatności i windykacji Comarch ERP XL pozwala na automatyzację procesu zbierania należności: od wysyłki przypomnień przez naliczanie odsetek po tworzenie not odsetkowych. Prawidłowa konfiguracja tego modułu przekłada się na skrócenie czasu ściągania należności i redukcję zaległości.
Konfiguracja form i terminów płatności
Formy płatności (przelew, gotówka, karta, kompensata) definiuje się w Konfiguracja → Finanse → Formy płatności. Każda forma ma przypisany domyślny termin płatności i typ: natychmiastowy (gotówka, karta) lub odroczony (przelew z terminem). Termin płatności w kartotece kontrahenta ma priorytet nad domyślnym terminem formy płatności – umożliwia to konfigurację indywidualnych warunków dla wybranych odbiorców.
Automatyczne wezwania do zapłaty
Comarch ERP XL może automatycznie generować wezwania do zapłaty dla należności przeterminowanych o określoną liczbę dni. W Konfiguracja → Windykacja → Schematy windykacyjne definiuje się schematy: po ilu dniach po terminie wysyłane jest pierwsze wezwanie, po ilu kolejnych – drugie, itd. Każdy etap może mieć inny szablon treści i inny próg kwotowy (np. wezwanie tylko dla kwot powyżej 100 zł). Wezwania mogą być generowane jako wydruki PDF lub wysyłane bezpośrednio e-mailem przez konfigurację SMTP w systemie.
Naliczanie odsetek za zwłokę
Odsetki za zwłokę nalicza się w module Rozrachunki → Noty odsetkowe → Nalicz odsetki. System oblicza odsetki na podstawie stopy procentowej (ustawowej lub umownej, skonfigurowanej w kartotece kontrahenta), liczby dni opóźnienia i kwoty zaległości. Wynik to nota odsetkowa, którą można wydrukować, wysłać kontrahentowi i zaksięgować jako przychód finansowy. Naliczanie odsetek powinno być realizowane regularnie – np. raz w miesiącu dla wszystkich przeterminowanych należności.
Limit kredytowy i blokada sprzedaży
Comarch ERP XL umożliwia ustawienie limitu kredytowego dla kontrahenta w jego kartotece. Gdy należności od kontrahenta przekroczą limit, system może: ostrzegać handlowca przy wystawianiu nowego dokumentu, blokować wystawienie faktury lub wymagać zatwierdzenia przez menedżera. Poziom reakcji na przekroczenie limitu konfiguruje się w Konfiguracja → Sprzedaż → Kontrola limitu kredytowego. Zbyt agresywna blokada może frustrować handlowców i być omijana – warto omówić politykę z kierownictwem sprzedaży przed wdrożeniem.
Raportowanie efektywności windykacji
Comarch ERP XL dostarcza raporty efektywności windykacji: średni czas ściągania należności (DSO – Days Sales Outstanding), struktura wiekowa należności, oraz lista kontrahentów z najwyższymi zaległościami. Raporty te są podstawą tygodniowych przeglądów należności przez dział finansowy i służą do priorytetyzacji działań windykacyjnych.
