Rozrachunki z kontrahentami w Comarch ERP XL obejmują należności od odbiorców i zobowiązania wobec dostawców. Błędy w rozrachunkach – nieskojarzone płatności, zdublowane rozliczenia, błędne salda – komplikują zarządzanie płynnością i windykację.
Nieskojarzena płatność z fakturą
Najczęstszy problem rozrachunkowy: płatność wpłynęła na rachunek bankowy i jest zaksięgowana w Kasa i Bank, ale nie jest powiązana z konkretną fakturą, przez co faktura nadal widnieje jako nierozliczona. Rozliczenie ręczne wykonuje się w module Rozrachunki → Skojarz płatność: wybiera się płatność i fakturę, system tworzy rozliczenie i zamyka obie pozycje. Jeśli kwota płatności różni się od kwoty faktury (np. z powodu różnicy kursowej lub niedopłaty), system tworzy rozliczenie częściowe lub różnicę kursową.
Zdublowane rozrachunki
Podwójne rozrachunki powstają przy importach wyciągów bankowych, gdy ta sama transakcja zostaje zaimportowana dwukrotnie (np. przy reimporcie po błędzie). System XL może mieć mechanizm wykrywania duplikatów (na podstawie numeru referencyjnego transakcji), ale nie zawsze jest on skonfigurowany. Zdublowany rozrachunek należy usunąć z Kasa i Bank – ale tylko ten, który nie ma powiązania z fakturą. Usunięcie rozrachunku powiązanego z fakturą wymagałoby rozwiązania powiązania i cofnięcia rozliczenia.
Błędne saldo kontrahenta
Jeśli saldo kontrahenta w raporcie rozrachunków jest błędne (inne niż wynikałoby z wystawionych faktur i zapłat), przyczyną może być: faktura niezaksięgowana do KG (widoczna w modułach operacyjnych, ale nie w rozrachunkach KG), rozliczenie wykonane na złym koncie rozrachunkowym, lub błąd w dacie rozliczenia (rozliczenie w zamkniętym miesiącu bez właściwego konfigurowania). Raport szczegółowy rozrachunków dla danego kontrahenta z możliwością wyświetlenia wszystkich pozycji (faktur, płatności, rozliczeń) jest podstawowym narzędziem diagnostycznym.
Kompensaty należności i zobowiązań
Jeśli firma ma wobec kontrahenta zarówno należności (sprzedała mu towary), jak i zobowiązania (zakupiła od niego usługi), możliwa jest kompensata. Comarch ERP XL obsługuje kompensatę przez dokument Noty kompensacyjne. Nota kompensacyjna rozlicza wzajemne roszczenia i zmniejsza obie pozycje o skompensowaną kwotę. Kompensata wymaga porozumienia z kontrahentem i zazwyczaj jest dokumentowana pisemnie.
Procedura windykacyjna wspierana przez XL
Moduł rozrachunków XL wspiera windykację przez: automatyczne generowanie wezwań do zapłaty dla przeterminowanych należności, naliczanie odsetek za zwłokę (wg stopy ustawowej lub umownej), oraz raportowanie należności w podziale na przedziały wiekowe (30, 60, 90, 90+ dni). Konfiguracja automatycznych wezwań dostępna jest w Konfiguracja → Rozrachunki → Windykacja i pozwala ustawić szablony wezwań i harmonogram ich wysyłki.
