Nagromadzone przez lata tymczasowe dane, logi wewnętrzne i nieużywane słowniki spowalniają Comarch ERP XL i utrudniają codzienną pracę. Regularne porządkowanie bazy danych przywraca jej wydajność i poprawia czytelność danych.
Identyfikacja danych do wyczyszczenia
Przed przystąpieniem do czyszczenia bazy warto zidentyfikować obszary z nadmiarową ilością danych: logi zdarzeń systemowych (tabele logów w bazie XL), historia wykonanych importów i eksportów, sesje historyczne (tabela sesji), zdezaktywowane kartoteki towarów i kontrahentów bez transakcji, oraz niezatwierdzone dokumenty pozostające w buforze od dłuższego czasu (kandydaci do usunięcia). Każdy z tych obszarów można bezpiecznie wyczyścić po weryfikacji.
Czyszczenie logów systemowych
Comarch ERP XL przechowuje logi zdarzeń systemowych (logi błędów, logi audytu, logi operacji) w bazie danych. W dużych środowiskach logi te mogą rosnąć do dziesiątek GB przez kilka lat. Administrator może skonfigurować retencję logów w Administracja → Logi systemowe → Parametry retencji. Automatyczne czyszczenie logów starszych niż zdefiniowany okres (np. 90 dni) powinno być skonfigurowane jako zadanie SQL Server Agent.
Usuwanie niezatwierdzonych dokumentów z bufora
Dokumenty pozostające w buforze od miesięcy (porzucone przez użytkowników lub błędnie started) zaśmiecają listy dokumentów i dezorientują użytkowników. Administrator powinien regularnie przeglądać listę dokumentów w buforze z datą starszą niż 30 dni i po potwierdzeniu z odpowiednim działem albo zatwierdzić dokumenty, albo je usunąć. Usunięcie dokumentu z bufora nie powoduje konsekwencji finansowych – dokument nie był jeszcze zatwierdzony i nie generował żadnych wpisów KG.
Dezaktywacja i porządkowanie słowników
Rozbudowane słowniki (lista kontrahentów z setkami pozycji, katalog towarów z tysiącami SKU) spowalniają pobieranie danych i wyszukiwanie. Dezaktywacja nieużywanych pozycji (kontrahenci bez transakcji w ostatnich 2 latach, towary z zerowym stanem i bez planowanych zamówień) zmniejsza objętość słowników i przyspiesza pracę z formularzami. Dezaktywacja nigdy nie usuwa historycznych zapisów – pozycja dezaktywowana jest ukryta w formularzach, ale dostępna w raportach historycznych.
Przebudowa indeksów i aktualizacja statystyk po czyszczeniu
Po usunięciu dużych ilości danych (np. historycznych logów lub dokumentów) fragmentacja indeksów wzrasta, ponieważ usunięte rekordy zostawiają puste strony w strukturze B-drzewa. Po każdym większym czyszczeniu danych należy wykonać przebudowę indeksów (ALTER INDEX REBUILD) i aktualizację statystyk (UPDATE STATISTICS) dla tabel dotkniętych czyszczeniem. Operację tę najlepiej przeprowadzić w oknie serwisowym, aby nie obciążać systemu w godzinach pracy.
