Archiwizacja danych systemowych Comarch ERP XL to przeniesienie historycznych, zamkniętych danych z operacyjnej bazy danych do archiwum, przy zachowaniu dostępności archiwalnych dokumentów dla celów przeglądowych i kontrolnych. Redukcja rozmiaru bazy operacyjnej przez archiwizację poprawia wydajność systemu.
Cel i zakres archiwizacji danych
Archiwizacja w XL przenosi zamknięte dokumenty (faktury, dokumenty magazynowe, zapisy KG) starsze niż zdefiniowany próg wiekowy (np. dokumenty sprzed 3 lat) do osobnej bazy archiwalnej. Baza archiwalna jest czytelna przez moduł archiwum w XL – użytkownicy mogą przeglądać historyczne dokumenty, ale nie mogą ich modyfikować. Modyfikacje dokonuje się wyłącznie w bazie operacyjnej.
Wymagania przed archiwizacją
Przed uruchomieniem archiwizacji: zamknij okresy obrachunkowe objęte archiwizacją (archiwizacja niezamkniętego roku jest możliwa, ale ryzykowna), wykonaj pełną kopię zapasową bazy operacyjnej, upewnij się, że baza archiwalna jest dostępna i ma wystarczającą przestrzeń, oraz poinformuj użytkowników o planowanej archiwizacji – podczas trwania operacji baza może być niedostępna lub spowolniona.
Uruchomienie archiwizacji
Archiwizację uruchamia administrator z poziomu modułu Administracja → Archiwizacja danych w XL. Kreator archiwizacji pyta o: zakres dat (dokumenty starsze niż X lat), typy dokumentów do archiwizacji, docelową bazę archiwalną. Czas trwania archiwizacji zależy od ilości danych – dla dużych baz może to być kilka do kilkunastu godzin. Archiwizację najlepiej uruchamiać poza godzinami pracy systemu.
Dostęp do zarchiwizowanych danych
Po archiwizacji dostęp do historycznych danych realizuje się przez moduł Archiwum w XL, który jest osobną aplikacją lub dedykowanym profilem połączenia wskazującym na bazę archiwalną. Użytkownicy mogą wyszukiwać, przeglądać i drukować zarchiwizowane dokumenty. Dostęp do archiwum może być ograniczony uprawnień – zazwyczaj mają go tylko wybrani użytkownicy (główny księgowy, kontroling).
Polityka retencji danych archiwalnych
Dane archiwalne muszą być przechowywane zgodnie z przepisami prawa: dokumenty podatkowe – 5 lat, dokumenty pracownicze – 10 lub 50 lat (zależnie od okresu zatrudnienia), dokumenty dotyczące środków trwałych – przez okres użytkowania środka + 5 lat. Baza archiwalna wymaga własnej strategii backupu i ochrony – utrata bazy archiwalnej może mieć poważne konsekwencje prawne podczas kontroli skarbowej lub ZUS.
