Comarch ERP Optima – audyt licencji oprogramowania to usługa polegająca na weryfikacji, czy faktyczne wykorzystanie programu w firmie — liczba stanowisk, aktywne moduły, liczba jednoczesnych użytkowników — jest zgodne z posiadaną licencją zakupioną od producenta. Audyt jest szczególnie przydatny przy planowaniu rozbudowy firmy, przed kontrolą wewnętrzną lub gdy pojawiają się wątpliwości co do liczby wykorzystywanych stanowisk względem umowy licencyjnej.
W ramach audytu serwis sprawdza konfigurację licencji w programie, porównuje ją z rzeczywistym użyciem na poszczególnych stanowiskach oraz przygotowuje rekomendacje dotyczące ewentualnego dostosowania zakresu licencji.
Zakres audytu licencji
Comarch ERP Optima licencjonowana jest przez producenta w modelu obejmującym liczbę stanowisk oraz zestaw wykupionych modułów (księgowość, handel, magazyn, kadry i płace, środki trwałe, CRM, analizy). Audyt licencji sprawdza, czy liczba faktycznie zalogowanych jednocześnie operatorów nie przekracza limitu określonego w umowie oraz czy używane moduły pokrywają się z tymi, które firma opłaciła u producenta.
Etapy audytu
- Przegląd panelu licencji w programie — sprawdzenie liczby wykupionych stanowisk oraz aktywnych modułów.
- Analiza rzeczywistego wykorzystania — ile stanowisk klienckich łączy się jednocześnie z bazą danych Microsoft SQL Server w typowym dniu pracy.
- Weryfikacja listy operatorów i przypisanych im uprawnień pod kątem zgodności z wykupionymi modułami (np. czy operator ma dostęp do modułu kadrowo-płacowego, mimo że firma nie posiada do niego licencji).
- Sprawdzenie, czy zainstalowana wersja programu odpowiada aktualnie obowiązującej umowie serwisowej z producentem (Comarch dostarcza aktualizacje w ramach wykupionego wsparcia).
- Przygotowanie raportu z wynikami audytu wraz z rekomendacjami — czy konieczne jest dokupienie dodatkowych stanowisk, modułów, czy wręcz przeciwnie, firma płaci za licencje, których nie wykorzystuje.
Sytuacje, w których audyt jest szczególnie przydatny
Audyt licencji warto przeprowadzić przy planowanym zwiększeniu zatrudnienia i związanym z tym wzroście liczby stanowisk pracujących na programie, po przejęciu lub połączeniu firm korzystających z odrębnych instalacji Comarch ERP Optima, a także cyklicznie — raz w roku — jako element porządkowania infrastruktury IT firmy.
Zgodność z obsługą JPK i KSeF
W ramach audytu sprawdzana jest również konfiguracja modułów odpowiedzialnych za generowanie plików JPK oraz integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), ponieważ funkcje te wymagają aktualnej wersji programu objętej wsparciem producenta — nieaktualna licencja lub brak opłaconego wsparcia może skutkować brakiem dostępu do najnowszych aktualizacji zgodności z przepisami.
Efekt końcowy audytu
Wynikiem audytu jest zestawienie stanu faktycznego wobec umowy licencyjnej wraz z listą rekomendowanych działań — od uporządkowania nieużywanych kont operatorów, przez dostosowanie liczby stanowisk, po zgłoszenie do producenta zapotrzebowania na dodatkowe moduły odpowiadające realnym potrzebom firmy.
