Okresy obrachunkowe w Comarch ERP Optima definiują ramy czasowe ewidencji księgowej i mają bezpośredni wpływ na możliwość wystawiania dokumentów, ich datę księgowania i generowanie deklaracji. Prawidłowa konfiguracja okresów to podstawa poprawnej rachunkowości. Opisujemy, jak je ustawiać, otwierać i zamykać.
Czym jest okres obrachunkowy w Optima
Comarch ERP Optima operuje na dwóch poziomach czasu: roku obrachunkowym (zwykle tożsamym z rokiem kalendarzowym, ale mogącym być inaczej skonfigurowanym dla firm z niestandardowym rokiem obrotowym) oraz miesięcznych podokresach. Konfiguracja roku obrachunkowego definiuje daty graniczne dla zamknięć, deklaracji VAT i JPK. Rok obrachunkowy konfiguruje się w Konfiguracja Firmy → Księgowość → Okresy obrachunkowe.
Tworzenie nowego roku obrachunkowego
Na przełomie roku otwórz Konfiguracja Firmy → Okresy obrachunkowe, kliknij Dodaj i wprowadź: rok obrachunkowy (np. 2025), datę początku (2025-01-01) i końca (2025-12-31), a następnie wygeneruj automatycznie 12 podokresów miesięcznych przyciskiem „Generuj okresy". Upewnij się, że rok poprzedni jest kompletnie zamknięty zanim zaczniesz wprowadzać dokumenty do nowego roku. Bez otwartego nowego roku Optima nie pozwoli wystawiać dokumentów z datą nowego roku.
Otwarcie i zamknięcie podokresu miesięcznego
Podokresy miesięczne mają status: Otwarty, Zamknięty dla operatorów lub Zamknięty definitywnie. Status „Zamknięty dla operatorów" blokuje zwykłych użytkowników przed edycją dokumentów z tego okresu, ale administrator nadal może wprowadzać korekty. „Zamknięty definitywnie" blokuje wszystkich, w tym administratora – zmiana tego statusu wymaga specjalnej operacji. Zamknięcie miesiąca wykonuje się w Księgowość → Zamknięcie okresu.
Rok obrachunkowy inny niż kalendarzowy
Firmy ze specyficznym rokiem obrotowym (np. od 1 lipca do 30 czerwca) konfigurują w Optima rok obrachunkowy z niestandardowymi datami. Taka konfiguracja wymaga szczególnej uwagi przy generowaniu deklaracji CIT i JPK – automatyczne ustawienia dat dla deklaracji mogą wymagać ręcznej korekty. Sprawdź ustawienia w Konfiguracja Firmy → Deklaracje → daty automatyczne.
Integracja okresu obrachunkowego z modułem VAT
Okres obrachunkowy jest powiązany z rejestrem VAT – faktury wprowadzane z datą VAT poza otwartym okresem trafiają do korekty lub wymagają ręcznej zmiany daty VAT. Comarch ERP Optima ostrzega przy próbie zapisania dokumentu z datą VAT poza aktualnym otwartym okresem. Pamiętaj, że data VAT (data obowiązku podatkowego) może różnić się od daty wystawienia faktury.
Archiwizacja danych starych lat obrachunkowych
Po definitywnym zamknięciu roku obrachunkowego i złożeniu wszystkich deklaracji warto zarchiwizować dane starych lat. Optima pozwala na archiwizację roku do zewnętrznego pliku, odchudzając aktywną bazę. Archiwum można otworzyć w trybie podglądu. Przed archiwizacją wykonaj pełny backup bazy i skonsultuj zakres archiwizacji z księgową – niektóre dokumenty (np. środki trwałe z długim okresem amortyzacji) mogą być potrzebne w kolejnych latach.
