Rozrachunki z kontrahentami w Comarch ERP Optima to ewidencja należności i zobowiązań firmy – kto jest winien ile i komu. Błędy w rozrachunkach – niesprawione płatności, zduplikowane rozrachunki, błędnie sparowane kompensaty – bezpośrednio wpływają na płynność finansową i wiarygodność raportów finansowych. Opisujemy metody diagnozowania i naprawiania problemów z rozrachunkami.
Jak działają rozrachunki w Comarch ERP Optima
Każda faktura sprzedaży i zakupu w Optima automatycznie generuje otwartą pozycję rozrachunkową (należność lub zobowiązanie) powiązaną z kontrahentem. Gdy zarejestrujesz płatność (wpłatę klienta lub płatność dostawcy), Optima paruje ją z otwartą pozycją rozrachunkową – pozycja zostaje zamknięta. Niesprawione płatności (otwarte rozrachunki) to niezapłacone faktury. Raport Rozrachunki otwarte pokazuje pełną listę nieuregulowanych należności i zobowiązań.
Diagnostyka niespójnych rozrachunków
Niespójne rozrachunki objawiają się: fakturami oznaczonymi jako zapłacone, mimo że nie ma odpowiadającej im płatności w Kasie/Banku, płatnościami w Kasie/Banku bez powiązania z fakturą (wiszące zaliczki), kompensat nieprawidłowo rozliczających należności i zobowiązań. Raport Kontrola rozrachunków w Optima (Rozrachunki → Raporty → Kontrola) automatycznie wyszukuje niespójności i wskazuje konkretne pozycje do weryfikacji.
Ręczne sparowanie płatności z fakturą
Gdy automatyczne parowanie płatności z fakturą nie zadziałało, można wykonać ręczne sparowanie w module Rozrachunki. Przejdź do Rozrachunki → Lista rozrachunków, znajdź niesparowaną płatność (typ: wpłata bez powiązania), kliknij „Rozlicz" i wskaż fakturę, którą ta płatność reguluje. Rozliczenie można cofnąć (anulować parowanie), jeżeli popełniono błąd. Ważne: parowanie ręczne nie zmienia kwot – tylko łączy istniejące dokumenty.
Kompensaty należności i zobowiązań
Gdy firma ma jednocześnie należność od kontrahenta i zobowiązanie wobec niego, można przeprowadzić kompensatę (potrącenie wzajemnych wierzytelności) bez przepływu pieniędzy. W Optima kompensata tworzy się przez Rozrachunki → Kompensata, wybierając należność i zobowiązanie z tym samym kontrahentem. Kompensata wymaga wzajemnej akceptacji – w praktyce kontrahenci wymieniają pisemne oświadczenia o kompensacie. Nieprawidłowo wykonana kompensata (np. sparowanie kwot z różnych kontrahentów) zaburza rozrachunki.
Wycena rozrachunków walutowych na dzień bilansowy
Otwarte należności i zobowiązania w walutach obcych (EUR, USD, GBP) muszą być wycenione na dzień bilansowy (31.12) według kursu NBP z tego dnia. Różnice kursowe powstałe na wycenie ujmuje się jako przychody lub koszty finansowe. W Optima funkcja automatycznej wyceny rozrachunków walutowych dostępna jest w Rozrachunki → Wycena walut. Program pobiera kurs z tabeli NBP (lub pozwala ręcznie wprowadzić kurs wyceny) i generuje zapisy PK z różnicami kursowymi.
Raport wiekowania należności
Raport Wiekowanie należności (Rozrachunki → Raporty → Wiekowanie) to kluczowe narzędzie zarządzania płynnością. Pokazuje należności pogrupowane według przeterminowania: do 30 dni, 31–60, 61–90, powyżej 90 dni. Umożliwia szybką identyfikację kontrahentów z dużymi przeterminowanymi saldami i stanowi podstawę do działań windykacyjnych. Filtruj raport według handlowca lub grupy kontrahentów, by śledzić efektywność zarządzania należnościami w poszczególnych segmentach.
