Prawidłowa konfiguracja modułu płatności i rozliczeń w Comarch ERP Optima decyduje o tym, czy firma sprawnie zarządza terminami płatności, automatycznie generuje wezwania do zapłaty i poprawnie rozlicza wpływające środki. Dobrze skonfigurowany moduł eliminuje ręczną pracę i minimalizuje ryzyko przeterminowanych należności. Opisujemy kluczowe elementy konfiguracji.
Formy i terminy płatności w Optima
Comarch ERP Optima pozwala definiować formy płatności w Konfiguracja Firmy → Kasa/Bank → Formy płatności. Dla każdej formy ustawiasz: nazwę (np. przelew 14 dni, gotówka, karta), termin płatności w dniach (np. 14, 30, 60), powiązany rejestr kasowy lub bankowy (gdzie wpłynie płatność), rodzaj (przelew, gotówka, karta, kompensata). Forma płatności przypisana do kontrahenta w jego kartotece staje się domyślną przy wystawianiu dokumentów dla tego kontrahenta.
Automatyczne naliczanie odsetek za zwłokę
Comarch ERP Optima może automatycznie naliczać odsetki za nieterminowe płatności. Konfiguracja w Konfiguracja Firmy → Rozrachunki → Odsetki: wybierz typ odsetek (ustawowe, umowne, podatkowe), stawkę i próg (np. odsetki naliczaj od zwłoki powyżej 7 dni). Nota odsetkowa generowana jest z poziomu listy rozrachunków. Przed wysłaniem noty odsetkowej do kontrahenta zweryfikuj poprawność wyliczeń i sprawdź, czy nota odsetkowa nie jest sprzeczna z warunkami umowy z danym kontrahentem.
Wezwania do zapłaty i ponaglenia
Optima generuje automatyczne wezwania do zapłaty dla kontrahentów z przeterminowanymi należnościami. Przejdź do Rozrachunki → Wezwania do zapłaty, ustaw parametry: ile dni po terminie płatności wysyłać wezwanie, treść pisma (edytowalny szablon), sposób wysyłki (druk, e-mail). Masowe generowanie wezwań dla wszystkich przeterminowanych kontrahentów jednocześnie oszczędza czas działu windykacji. Wezwania do zapłaty są numerowane i archiwizowane w systemie.
Mechanizm podzielonej płatności (MPP/split payment)
Faktury VAT powyżej 15 000 zł brutto dla towarów z Załącznika 15 ustawy o VAT (np. elektronika, stal, paliwa) wymagają zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Comarch ERP Optima automatycznie oznacza takie faktury adnotacją „mechanizm podzielonej płatności" i flagą MPP w JPK_V7, jeżeli konfiguracja jest prawidłowa. Sprawdź: czy towary z Załącznika 15 mają zaznaczoną opcję MPP w kartotece, czy próg 15 000 zł jest ustawiony w Konfiguracja Firmy → Handel → MPP.
Konfiguracja rachunków bankowych dla rozliczeń
W Optima rachunek bankowy firmy definiujesz w Konfiguracja Firmy → Kasa/Bank → Rachunki bankowe. Dla każdego rachunku ustaw: numer IBAN, bank (BIC/SWIFT), walutę, powiązany rejestr bankowy w Optima. Rachunek do MPP (rachunek VAT) definiujesz osobno – płatności split payment trafiają na ten rachunek. Jeżeli firma posiada rachunki walutowe (EUR, USD), zdefiniuj je jako osobne rejestry z walutą rozliczeniową, by automatycznie generowały różnice kursowe.
Raportowanie płynności finansowej
Comarch ERP Optima oferuje raporty wspierające zarządzanie płynnością: Zestawienie należności i zobowiązań według terminów płatności, Prognoza przepływów pieniężnych (plan wpływów i wydatków na podstawie otwartych rozrachunków), Analiza DSO (Days Sales Outstanding – średni czas oczekiwania na zapłatę). Te raporty dostępne są w Rozrachunki → Raporty. Regularne przeglądanie prognoz przepływów pozwala z wyprzedzeniem identyfikować okresy potencjalnych problemów z płynnością.
