Kartoteka towarów w Comarch ERP Optima to centralne miejsce zarządzania asortymentem firmy. Dobrze skonfigurowane kartoteki towarów przyspieszają wystawianie dokumentów, zapewniają poprawność cen i stawek VAT, a także umożliwiają rzetelną analizę sprzedaży i zapasów. Opisujemy, jak kompletnie i prawidłowo skonfigurować kartoteki towarowe.
Podstawowe parametry kartoteki towaru
Każdy towar w Comarch ERP Optima ma kartotekę zawierającą: kod towaru (unikalny identyfikator, np. SKU), nazwę pełną i skróconą, kod kreskowy EAN (13-cyfrowy), jednostkę miary podstawową i pomocnicze, stawkę VAT sprzedaży i zakupu, grupę towarową (hierarchia kategorii), kod PKWiU (dla JPK i deklaracji VAT) oraz oznaczenia JPK (GTU dla towarów i usług szczególnych, np. GTU_02 dla alkoholu, GTU_12 dla usług niematerialnych). Kompletne dane w kartotece redukują błędy przy wystawianiu dokumentów.
Konfiguracja cenników i cen sprzedaży
Comarch ERP Optima obsługuje wielopoziomowe cenniki: ceny domyślne (cena katalogowa), cenniki dla grup kontrahentów (np. hurtownicy, detaliczni, VIP), cenniki projektowe (obowiązujące w określonym czasie), cenniki walutowe. Cenniki definiuje się w Cenniki → Cenniki sprzedaży, a następnie przypisuje do kontrahentów w ich kartotkach. Przy wystawianiu faktury Optima automatycznie pobiera cenę z właściwego cennika dla danego kontrahenta.
Atrybuty dodatkowe towarów
Mechanizm atrybutów pozwala rozszerzyć kartotekę towaru o dowolne dodatkowe pola: kolor, rozmiar, producent, numer katalogowy producenta, kraj pochodzenia (ważny dla Intrastat), waga, wymiary, minimalna ilość zamówienia. Atrybuty definiuje się w Konfiguracja Firmy → Ogólne → Atrybuty, przypisując je do odpowiedniej klasy (Towary). Wartości atrybutów mogą być liczbowe, tekstowe, logiczne lub z listy wyboru.
Zarządzanie jednostkami miary i przelicznikami
Towary mogą być kupowane w innej jednostce niż sprzedawane (np. kupno w paletach, sprzedaż w sztukach). Konfiguruj to przez przypisanie jednostek pomocniczych z przelicznikiem (np. 1 paleta = 240 sztuk) w zakładce Jednostki kartoteki towaru. Przy wystawianiu dokumentu operator wybiera jednostkę miary, a Optima automatycznie przelicza ilości i ceny na jednostkę podstawową. Błędne przeliczniki to częsta przyczyna problemów z wyceną zapasów.
Grupy towarowe i hierarchia kategorii
Grupy towarowe pozwalają na kategoryzowanie asortymentu (np. Elektronika → Komputery → Laptopy). Hierarchię grup definiuje się w Konfiguracja Firmy → Magazyn → Grupy towarowe. Grupy są podstawą raportów sprzedażowych i analizy marżowości według kategorii. Przypisanie towaru do grupy ułatwia też konfigurację domyślnych stawek VAT, schematów dekretacji i atrybutów wspólnych dla całej grupy.
Import kartotek z zewnętrznych systemów lub pliku Excel
Przy wdrożeniu lub rozbudowie asortymentu kartotek towarów można importować masowo z pliku CSV/XLS lub z poprzedniego systemu. Optima posiada kreator importu towarów dostępny w Narzędzia → Import danych. Wymagane kolumny: kod, nazwa, jednostka miary, stawka VAT, cena. Przed importem zawsze testuj na pliku z kilkoma towarami, by zweryfikować poprawność mapowania kolumn i uniknąć masowego zduplikowania kartotek.
