Numeracja dokumentów w Comarch ERP Altum musi być ciągła i unikalna w skali roku, aby spełnić wymogi podatkowe. W sieciach handlowych z wieloma oddziałami zarządzanie numeracją jest złożone – właściwa konfiguracja serii numeracyjnych eliminuje ryzyko duplikatów i luk.
Serie numeracyjne w środowisku wielooddziałowym
Comarch ERP Altum umożliwia definiowanie oddzielnych serii numeracyjnych dla każdego oddziału (centrum kosztów) lub lokalizacji. Np. sklep w Krakowie może wystawiać faktury z serii KR/FS/{N}/{R}, a sklep w Warszawie WA/FS/{N}/{R}. Każda seria ma własny licznik sekwencyjny. Ważne: seria musi być unikalna w całej organizacji – dwa oddziały nie mogą mieć tej samej serii, gdyż prowadziłoby to do duplikatów w zbiorczym raporcie faktur.
Luki w numeracji – przyczyny i dokumentowanie
Luki w numeracji powstają przy anulowaniu dokumentów (anulowany dokument może „zużyć" numer bez wystawienia faktury). Jest to akceptowane przez prawo podatkowe pod warunkiem, że anulowany dokument istnieje w systemie z adnotacją o anulowaniu i przyczyną. Luka bez śladu anulowanego dokumentu jest błędem wymagającym wyjaśnienia przed US. Raport weryfikacji ciągłości numeracji jest przydatnym narzędziem przed wysyłką JPK_FA.
Konfiguracja numeracji dla nowego roku
Przed początkiem każdego nowego roku podatkowego należy sprawdzić konfigurację resetu licznika numeracji. Comarch ERP Altum może resetować licznik co rok (standardowe podejście) lub stosować numerację ciągłą wieloletnią. Jeśli firma zmienia podejście, konfigurację należy zaktualizować przed wystawieniem pierwszego dokumentu w nowym roku. Zmiana w trakcie roku podatkowego jest możliwa technicznie, ale może prowadzić do komplikacji w dokumentacji podatkowej.
Duplikaty numerów – jak naprawić
Duplikaty numerów faktur to poważny błąd podatkowy. W Altum duplikaty mogą powstać przy błędach synchronizacji w środowiskach wielooddziałowych lub przy bezpośredniej modyfikacji licznika numeracji przez administratora. Identyfikacja duplikatów: zapytanie SQL SELECT numer, COUNT(*) FROM tabela_faktur GROUP BY numer HAVING COUNT(*) > 1. Naprawę duplikatów należy przeprowadzić w ścisłej współpracy z głównym księgowym – zazwyczaj wymaga korekty faktury z błędnym numerem.
Weryfikacja numeracji przed kontrolą skarbową
Przygotowując się do kontroli skarbowej, wygeneruj raport ciągłości numeracji faktur za kontrolowany okres. Raport powinien wykazać: listę wszystkich numerów w serii, numery „brakujące" (luki) z linkami do anulowanych dokumentów wyjaśniających lukę, oraz ewentualne duplikaty. Kompletna i udokumentowana numeracja jest dowodem prawidłowości prowadzonych ksiąg podatkowych.
