BaseLinker – konfiguracja przesyłek zagranicznych jest bardziej złożona niż obsługa wysyłek krajowych – dochodzą kwestie celne, dokumenty eksportowe i różnice w ofercie kurierów międzynarodowych w zależności od kraju docelowego.
W Serwisie Wiatraczna (Aleja Stanów Zjednoczonych 72) konfigurujemy obsługę przesyłek zagranicznych w BaseLinker, uwzględniając specyfikę rynków docelowych i wymagania formalne wysyłki poza Polskę.
Dlaczego konfiguracja przesyłek zagranicznych jest trudniejsza niż wygląda
Wysyłka zagraniczna wprowadza zmienne, których nie ma w obrocie krajowym – różne strefy cenowe u przewoźników, konieczność generowania dokumentów celnych przy wysyłce poza Unię Europejską, a także różnice w dostępności metod dostawy w zależności od kraju odbiorcy. Skonfigurowanie jednej uniwersalnej metody wysyłki dla wszystkich rynków zagranicznych zwykle kończy się albo zbyt wysokimi kosztami dla klienta, albo brakiem obsługi niektórych krajów.
Dodatkowym wyzwaniem jest poprawne wygenerowanie dokumentów towarzyszących przesyłce – faktury eksportowej, deklaracji celnej czy informacji wymaganych przez konkretnego przewoźnika międzynarodowego. Braki w tych dokumentach skutkują zatrzymaniem przesyłki na granicy lub dodatkowymi opłatami dla odbiorcy.
Co dokładnie robimy w Serwisie Wiatraczna
Przy konfiguracji przesyłek zagranicznych w BaseLinker zajmujemy się:
- Podłączeniem integracji z kurierami międzynarodowymi obsługującymi rynki docelowe klienta
- Konfiguracją stref cenowych i cenników wysyłki zróżnicowanych względem kraju odbiorcy
- Ustaleniem reguł generowania dokumentów celnych dla wysyłek poza Unię Europejską
- Konfiguracją automatycznego wystawiania faktur eksportowych zgodnych z wymaganiami danego rynku
- Dostosowaniem dostępnych metod dostawy do specyfiki poszczególnych krajów docelowych
- Testem pełnego procesu wysyłki zagranicznej – od zamówienia po wygenerowanie kompletu dokumentów
- Weryfikacją poprawności danych adresowych w formacie wymaganym przez zagranicznych przewoźników
Dokumenty jako krytyczny element procesu
Przy sprzedaży poza Unię Europejską dokumenty celne i faktura eksportowa nie są formalnością do odhaczenia – ich brak lub błąd realnie zatrzymuje przesyłkę na granicy, generując koszty i opóźnienia, za które finalnie odpowiada sprzedawca. Dlatego konfigurację reguł dokumentowych traktujemy priorytetowo, testując pełen proces na przykładowych zamówieniach do różnych stref, zanim uruchomimy sprzedaż zagraniczną na produkcji.
Zwracamy też uwagę na odmienne wymagania poszczególnych przewoźników międzynarodowych względem formatu danych adresowych i opisu zawartości przesyłki – niedopasowanie tych danych do wymagań konkretnego kuriera bywa częstą przyczyną odrzucenia przesyłki już na etapie nadania.
Typowe problemy z przesyłkami zagranicznymi
Do najczęściej naprawianych sytuacji należą:
- Brak wymaganych dokumentów celnych przy wysyłce poza Unię Europejską, skutkujący zatrzymaniem paczki
- Jeden cennik wysyłki zastosowany do wszystkich krajów, niezależnie od realnych kosztów przewoźnika
- Nieobsłużone formaty adresów zagranicznych, odrzucane przez integrację kuriera
- Rozjazd między walutą podaną na dokumencie a walutą rozliczenia zamówienia
Rezultat wdrożenia
Po konfiguracji wysyłka zagraniczna przebiega z automatycznie generowanymi dokumentami i poprawnie dobraną metodą dostawy dla każdego rynku docelowego, co ogranicza ryzyko zatrzymania przesyłek na granicy i dodatkowych kosztów dla klienta końcowego.
Po wdrożeniu przekazujemy klientowi zestawienie obsługiwanych krajów wraz z regułami cenowymi i dokumentowymi, co ułatwia dalsze rozszerzanie sprzedaży na kolejne rynki zagraniczne.
