Konfiguracja wysyłki dokumentów e-mailem bezpośrednio z WAPRO Mag usprawnia komunikację z kontrahentami i eliminuje konieczność ręcznego eksportowania faktur i ich przesyłania z zewnętrznego klienta pocztowego. Prawidłowo skonfigurowany moduł e-mail w WAPRO Mag pozwala na wysyłkę faktur, potwierdzeń zamówień i wezwań do zapłaty jednym kliknięciem.
Konfiguracja konta e-mail w WAPRO Mag
WAPRO Mag obsługuje wysyłkę e-mail przez protokół SMTP. Konfiguracja obejmuje: adres serwera SMTP (np. smtp.gmail.com, smtp.office365.com, firmowy serwer pocztowy), port (587 dla STARTTLS, 465 dla SSL), dane uwierzytelniania (login i hasło lub OAuth2), adres nadawcy i nazwa wyświetlana. Serwisant konfiguruje i testuje połączenie SMTP, wysyłając testową wiadomość do weryfikacji.
Konfiguracja szablonu wiadomości e-mail
WAPRO Mag umożliwia konfigurację szablonu wiadomości wysyłanej z dokumentami: treść wiadomości (HTML lub tekst), temat wiadomości z automatycznym podstawianiem danych (numer faktury, data, kwota), stopka z danymi firmy, możliwość dołączenia wielu załączników (faktura + specyfikacja). Serwisant konfiguruje profesjonalne szablony wiadomości zgodne z identyfikacją wizualną firmy.
Wysyłka masowa – faktury e-mailem dla wielu kontrahentów
Firmy wystawiające dużą liczbę faktur miesięcznie korzystają z wysyłki masowej: zaznaczenie wielu dokumentów i wysyłka jednym poleceniem. WAPRO Mag obsługuje masową wysyłkę z automatycznym pobraniem adresów e-mail z kartoteki kontrahentów. Serwisant konfiguruje kartotekę kontrahentów (uzupełnienie adresów e-mail), testuje wysyłkę masową i weryfikuje dostarczalność wiadomości.
Konfiguracja adresy e-mail kontrahentów
Wysyłka e-mail działa tylko jeśli kartoteka kontrahentów zawiera aktualne adresy e-mail. Serwisant przeprowadza uzupełnianie kartoteki: import adresów e-mail z arkusza Excel lub poprzedniego systemu, skrypt SQL masowo aktualizujący adresy z pliku CSV. W razie potrzeby konfiguruje weryfikację formatu adresu e-mail przy wprowadzaniu nowego kontrahenta, eliminując błędne adresy u źródła.
Powiadomienia o błędach backupu i awariach
Moduł e-mail WAPRO Mag można też wykorzystać do powiadamiania administratora o zdarzeniach systemowych: nieudany backup bazy danych, błąd synchronizacji z e-commerce, przekroczenie limitu licencji. Serwisant konfiguruje reguły powiadomień i testuje ich działanie. Proaktywne powiadomienia pozwalają na szybką reakcję przed eskalacją problemu do awarii.
Integracja z KSeF – e-faktury ustrukturyzowane
KSeF (Krajowy System e-Faktur) wprowadza nowy standard wymiany faktur elektronicznych. WAPRO Mag obsługuje generowanie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych do KSeF. Serwisant konfiguruje integrację z KSeF: dane podatnika w systemie, certyfikat podpisu elektronicznego, tryb pracy (testowy, produkcyjny), automatyczne przesyłanie faktur do KSeF przy ich wystawieniu. Konfiguracja KSeF jest konieczna dla firm objętych obowiązkiem e-fakturowania.
