Baza danych WAPRO Mag gromadząca dokumenty przez wiele lat użytkowania staje się coraz większa i wolniejsza. Archiwizacja starych danych do osobnej bazy historycznej pozwala zachować pełną historię transakcji przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności systemu aktywnego. Serwisant przeprowadza archiwizację bezpiecznie, bez utraty żadnych danych i z zachowaniem pełnego dostępu do historii.
Kiedy archiwizacja jest potrzebna
Sygnały wskazujące na potrzebę archiwizacji to: zauważalne spowolnienie WAPRO Mag (szczególnie raportów i wyszukiwania), rozmiar bazy danych SQL przekraczający 2 GB (limit SQL Server Express), długi czas generowania zestawień miesięcznych lub rocznych. Serwisant ocenia stan bazy diagnostyczną analizą SQL i doradza, od jakiej daty warto przeprowadzić archiwizację.
Procedura archiwizacji rocznej
Archiwizacja roczna WAPRO Mag przebiega przez wbudowany moduł (Narzędzia → Archiwizacja): wybór roku do archiwizacji, automatyczne utworzenie nowej bazy archiwalnej, przeniesienie dokumentów starszych niż graniczna data, weryfikacja integralności danych w obu bazach. Serwisant przeprowadza archiwizację poza godzinami pracy firmy, aby uniknąć konfliktu z aktywną pracą użytkowników.
Konfiguracja dostępu do baz historycznych
Po archiwizacji baza historyczna jest rejestrowana w WAPRO Mag jako osobna pozycja na liście baz dostępnych do wyboru. Serwisant konfiguruje dostęp do baz historycznych dla uprawnionych użytkowników i ustawia bazy jako tylko do odczytu. W razie potrzeby przeglądania historii (np. na potrzeby kontroli skarbowej) użytkownik wybiera właściwą bazę historyczną z listy i pracuje z nią normalnie.
Zachowanie spójności danych po archiwizacji
Archiwizacja przenosi dokumenty, ale nie przenosi otwartych rozrachunków ani aktywnych kartoteki. Kontrahenci i towary z bazy archiwalnej pozostają też w bazie aktywnej. Serwisant weryfikuje, że po archiwizacji wszystkie powiązania są prawidłowe: dokumenty historyczne odwołują się do właściwych kontrahentów i towarów, stany magazynowe są spójne z datą archiwizacji.
Kompresja i optymalizacja po archiwizacji
Po archiwizacji baza aktywna jest mniejsza, ale jej pliki SQL Server nadal zajmują pełne pierwotne miejsce na dysku. Serwisant przeprowadza kompresję bazy (SHRINKFILE) i przebudowę indeksów, w pełni wykorzystując korzyści z archiwizacji. Operacje te są planowane w oknie serwisowym poza godzinami pracy, gdyż chwilowo obciążają serwer SQL.
Długoterminowa polityka archiwizacji
Serwisant pomaga w opracowaniu długoterminowej polityki archiwizacji: częstotliwość archiwizacji (roczna, co 2-3 lata), zasady retencji baz historycznych (ile lat wstecz trzymać), procedura dostępu do danych historycznych dla pracowników i urzędników. Polityka archiwizacji jest dokumentowana i staje się częścią procedur IT firmy, niezależną od rotacji osób obsługujących system.
