Baza danych WAPRO Fakir rośnie z każdym rokiem wraz z przyrostem dokumentów finansowych, rozrachunków i zapisów księgowych. Po kilku latach użytkowania baza może osiągnąć rozmiary, które negatywnie wpływają na wydajność programu – dłuższy czas generowania raportów, spowolnienie przy przeszukiwaniu dokumentów archiwalnych, większe wymagania dyskowe i dłuższy czas wykonywania backupów. Archiwizacja starych danych pozwala odciążyć aktywną bazę przy zachowaniu dostępu do historycznych dokumentów w razie potrzeby, na przykład przy kontroli podatkowej lub archiwizacyjnych obowiązkach przechowywania dokumentacji finansowej.
Serwis Wiatraczna przeprowadza archiwizację starych danych WAPRO Fakir – planujemy i realizujemy bezpieczne przeniesienie danych archiwalnych przy zachowaniu pełnej integralności i dostępności do historii dokumentów finansowych w razie potrzeby.
Archiwizacja danych WAPRO Fakir – metodyka i realizacja
Ocena potrzeb archiwizacji i planowanie
Przed przystąpieniem do archiwizacji oceniamy obecny stan bazy danych WAPRO Fakir: rozmiar, tempo przyrostu, rozkład danych w czasie (ile dokumentów pochodzi z ostatnich 2 lat, ile jest historycznych), wpływ rozmiaru bazy na bieżącą wydajność programu. Ustalamy z klientem zakres danych do archiwizacji: które lata obrachunkowe mają trafić do archiwum, jaki musi być zapewniony poziom dostępu do danych archiwalnych (odczyt online, odczyt z bazy archiwalnej, dostęp przez eksport do PDF). Uwzględniamy też przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji podatkowej (5 lat od końca roku podatkowego) i rachunkowej (5 lat od zatwierdzenia sprawozdania finansowego).
Techniki archiwizacji danych w WAPRO Fakir
Archiwizacja danych WAPRO Fakir może być realizowana na kilka sposobów, zależnie od potrzeb i możliwości technicznych. Najprostszym podejściem jest zamknięcie starych lat obrachunkowych i pozostawienie bazy z pełną historią, przy jednoczesnej optymalizacji indeksów i statystyk (często znacząco poprawia wydajność bez faktycznego usunięcia danych). Bardziej zaawansowane podejście to utworzenie oddzielnej „bazy archiwalnej" ze starymi latami, do której użytkownicy mają dostęp w trybie tylko do odczytu, natomiast baza produkcyjna zawiera tylko dane z bieżącego i poprzednich 1-2 lat. Realizujemy archiwizację z pełnym backupem bazy jako punktem wyjścia i weryfikacją dostępności danych po każdym etapie.
Zachowanie dostępu do danych archiwalnych
Archiwizacja nie może oznaczać utraty dostępu do historycznych dokumentów – firma może potrzebować dostępu do faktur sprzed 5 lat przy kontroli skarbowej lub do rozrachunków z 3 lat temu przy sporze sądowym z kontrahentem. Konfigurujemy dostęp do bazy archiwalnej tak, aby uprawnieni użytkownicy mogli przeglądać historyczne dokumenty i generować historyczne raporty. Opcjonalnie eksportujemy dokumenty z archiwizowanych lat do plików PDF i tworzymy zorganizowane archiwum dokumentów w strukturze katalogów odzwierciedlającej strukturę dokumentów WAPRO Fakir. Takie archiwum PDF jest dostępne bez potrzeby uruchamiania WAPRO Fakir i może być łatwo przekazane podczas kontroli.
Optymalizacja aktywnej bazy po archiwizacji
Po zakończeniu archiwizacji przeprowadzamy kompleksową optymalizację aktywnej bazy WAPRO Fakir: reorganizację lub przebudowę indeksów, aktualizację statystyk, shrink bazy jeśli jest uzasadniony (ostrożnie – tylko po wcześniejszej reorganizacji indeksów). Mierzymy czasy wykonania typowych operacji (generowanie raportów, zamknięcie miesiąca, wyszukiwanie dokumentów) przed i po archiwizacji, dokumentując uzyskane przyspieszenie. Dostosowujemy też harmonogram backupów do nowych rozmiarów bazy, często skracając czas trwania backupu pełnego i dostosowując retencję kopii zapasowych do nowej wielkości danych.
Potrzebujesz archiwizacji starych danych WAPRO Fakir? Skontaktuj się z nami
Serwis Wiatraczna przeprowadzi archiwizację starych danych WAPRO Fakir, odciążając aktywną bazę i poprawiając wydajność systemu FK. Zadbamy o pełne zachowanie dostępu do danych historycznych i zgodność z wymogami przechowywania dokumentacji.
