Wapro Fakir odpowiada za księgowość, Wapro Mag za sprzedaż i magazyn. Dopóki pracują osobno, dokumenty handlowe trzeba przepisywać do ksiąg ręcznie – z całym ryzykiem pomyłki i opóźnienia. Integracja obu programów sprawia, że faktury i dokumenty magazynowe trafiają do księgowości automatycznie.
Konfigurujemy to połączenie i pilnujemy, żeby dekretacja odpowiadała planowi kont firmy, a nie ustawieniom domyślnym.
Co przenosi się między programami
Z Wapro Mag do Fakira trafiają dokumenty sprzedaży i zakupu, dokumenty magazynowe wpływające na wartość zapasów oraz rozrachunki z kontrahentami. Kartoteka kontrahentów jest wspólna – to od jej uporządkowania zaczynamy każde wdrożenie.
Schematy dekretacji
Ustawiamy reguły, według których dokument z Maga zamienia się w zapis księgowy: konta sprzedaży według grup towarowych, konta VAT według stawek, rozrachunki według kontrahenta. Źle ustawiony schemat ujawnia się dopiero przy zamknięciu miesiąca, dlatego testujemy go na dokumentach z poprzedniego okresu.
Kontrola zgodności
Po uruchomieniu integracji porównujemy rejestry VAT i obroty w obu programach. Rozbieżność zwykle wynika z dokumentów wystawionych przed wdrożeniem albo z korekt zaksięgowanych ręcznie.
Typowe problemy
Najczęstsze zgłoszenia dotyczą dokumentów, które nie chcą się przenieść: brakującego konta w planie kont, kontrahenta bez numeru identyfikacyjnego albo dokumentu w okresie już zamkniętym. Pokazujemy, jak czytać komunikaty i poprawiać przyczynę, a nie skutek.
Praca po wdrożeniu
Ustalamy z księgowością rytm przenoszenia dokumentów – codziennie czy raz w tygodniu – i kto odpowiada za kontrolę. Automat działa dobrze wtedy, gdy ktoś zagląda w wyniki.
