Błędne rozliczenie zwolnienia lekarskiego (e-ZLA) w Symfonii Kadry i Płace – nieprawidłowa podstawa wymiaru zasiłku, błędny procent lub błędne obliczenie wynagrodzenia chorobowego zamiast zasiłku – skutkuje zaniżoną lub zawyżoną wypłatą pracownikowi i nieprawidłowymi deklaracjami ZUS. Diagnozujemy i naprawiamy błędy rozliczania zwolnień lekarskich, przywracając prawidłowość rozliczeń z ZUS i pracownikami.
Zasady rozliczania zwolnień lekarskich
Zwolnienia lekarskie rozlicza się w dwóch etapach: wynagrodzenie chorobowe (płatne przez pracodawcę przez pierwsze 33 dni choroby w roku, dla pracowników powyżej 50 lat – 14 dni) i zasiłek chorobowy (płatny przez ZUS lub pracodawcę pełniącego funkcję płatnika zasiłków od 34. lub 15. dnia choroby). Wysokość świadczenia: 80% podstawy wymiaru, 100% w przypadku wypadku przy pracy, ciąży, hospitalizacji. Podstawa wymiaru: średnie miesięczne wynagrodzenie z 12 miesięcy sprzed choroby (lub z faktycznego okresu zatrudnienia jeśli krótszego).
Import e-ZLA z systemu ZUS
Od 2018 roku lekarze wystawiają elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA), które trafiają automatycznie na konto PUE ZUS płatnika. Konfigurujemy import e-ZLA do Symfonii Kadry i Płace z PUE ZUS, by uniknąć ręcznego przepisywania danych zwolnienia. Naprawiamy błędy importu: pracownik nieznaleziony po PESEL (błąd w kartotece lub nieprawidłowy PESEL w PUE), zwolnienie zduplikowane po ponownym imporcie, brakujące zwolnienia mimo potwierdzenia w PUE ZUS.
Błędy przy ustalaniu podstawy zasiłku
Podstawa wymiaru zasiłku jest obliczana z 12 miesięcy (lub faktycznego okresu pracy, jeśli krótszy). Naprawiamy błędy obliczenia podstawy: uwzględnienie składników jednorazowych (premie roczne, trzynastki) – muszą być uśrednione, nieprawidłowe wyłączenie składników nieuwzględnianych w podstawie (przychody ze stosunku pracy niestanowiące podstawy składek chorobowych), błędne uwzględnienie okresu nieobecności przy ustalaniu 12 miesięcy (miesiące z absencją trwającą cały miesiąc nie są uwzględniane w podstawie).
Naprawa błędów przy pracownikach nowo zatrudnionych
Pracownik zatrudniony krócej niż 12 miesięcy ma podstawę zasiłku obliczaną z faktycznego okresu pracy. Symfonia Kadry i Płace powinna automatycznie skrócić okres przyjęty do obliczenia podstawy. Naprawiamy błędy dla nowych pracowników: wynagrodzenie hipotetyczne zamiast faktycznego (dla pracowników z pierwszą chorobą przed zakończeniem pierwszego miesiąca), nieprawidłowe uwzględnienie stawki wynagrodzenia z umowy (a nie faktycznie wypłaconego wynagrodzenia). Weryfikujemy z pracownikiem i z umową o pracę.
Naprawa błędów przełączenia na zasiłek ZUS
Kluczowym momentem jest przejście z wynagrodzenia chorobowego na zasiłek chorobowy (po 33 lub 14 dniach w roku). Sprawdzamy, czy Symfonia prawidłowo śledzi sumę dni wynagrodzenia chorobowego dla każdego pracownika w roku i automatycznie przełącza na zasiłek od właściwego dnia. Błędy: naliczanie wynagrodzenia chorobowego powyżej 33 dni (zbyt dużo kosztów pracodawcy), naliczanie zasiłku od 1. dnia (zbyt wcześnie). Naprawiamy konfigurację i korygujemy naliczenia za poprzednie miesiące.
Korekty ZUS po naprawa błędów
Błędy w rozliczeniu zwolnień lekarskich wymagają nie tylko korekty listy płac, ale też korekty deklaracji ZUS RSA (raport imienny z wypłaconych zasiłków) i DRA (deklaracja rozliczeniowa). Weryfikujemy, czy Symfonia Kadry i Płace poprawnie generuje korektę RSA z oznaczeniem korygowanego miesiąca. Wysyłamy korektę przez PUE ZUS lub platformę e-ZUS i monitorujemy status akceptacji. Dla dużych nadpłat lub niedopłat składek ZUS kontaktujemy się z ZUS w celu uzgodnienia sposobu rozliczenia.
