Ten sam kontrahent założony dwa razy oznacza rozbite saldo rozrachunków, dwa różne rabaty i dwa zestawy dokumentów. Do tego dochodzą nieaktualne adresy, brakujące numery NIP blokujące wystawienie faktury i dane kontaktowe osób, które dawno nie pracują u klienta.
Porządkujemy kartoteki kontrahentów w Symfonii Handel, scalając duplikaty bez utraty historii dokumentów.
Wykrycie duplikatów
Wyszukujemy powtórzenia po numerze NIP, nazwie i adresie. Sam NIP nie wystarcza, bo część duplikatów powstaje właśnie dlatego, że przy zakładaniu nie został wpisany.
Scalanie
Łączenie kartotek wykonujemy tak, aby dokumenty historyczne zachowały powiązanie, a salda rozrachunków zsumowały się poprawnie. Przed scaleniem zawsze wykonujemy kopię danych.
Uzupełnienie danych
Uzupełniamy brakujące numery NIP i adresy oraz porządkujemy dane kontaktowe. Braki w tych polach ujawniają się przy generowaniu pliku JPK, gdy poprawienie ich jest już pilne.
Warunki handlowe
Przy okazji sprawdzamy przypisane rabaty, limity kredytowe i terminy płatności — bywają skopiowane z kartoteki wzorcowej i niezgodne z rzeczywistą umową.
Zapobieganie
Ustawiamy kontrolę powtórzeń przy zakładaniu kontrahenta i ograniczamy krąg osób uprawnionych do tworzenia nowych kartotek.
Kontrahenci jednorazowi
Osobno ustalamy sposób obsługi klientów jednorazowych, żeby nie zakładać dla każdego osobnej kartoteki. Kartoteka zbiorcza dla sprzedaży detalicznej znacząco ogranicza rozrost bazy i ułatwia późniejsze wyszukiwanie stałych odbiorców.
