Soneta enova365 – archiwizacja starych danych to proces porządkowania bazy danych systemu ERP, w którym z biegiem lat gromadzą się dokumenty, zapisy księgowe i historia operacji z wielu poprzednich okresów rozliczeniowych. Odpowiednio przeprowadzona archiwizacja pozwala zachować dostęp do historycznych danych, jednocześnie odciążając bieżącą bazę produkcyjną.
Archiwizacja jest szczególnie istotna w firmach korzystających z systemu enova365 od wielu lat, w których rozrośnięta baza danych zaczyna wpływać na czas odpowiedzi systemu i komfort codziennej pracy.
Dlaczego warto archiwizować dane w enova365
Z każdym rokiem pracy w systemie przybywa dokumentów handlowych, zapisów księgowych, danych kadrowo-płacowych oraz historii operacji w module Workflow i DMS. Duża ilość danych w jednej, aktywnej bazie danych wpływa na czas generowania raportów, wyszukiwania dokumentów oraz ogólną wydajność systemu, zwłaszcza przy pracy wielu użytkowników jednocześnie.
Co podlega archiwizacji
Archiwizacji podlegają zazwyczaj dane z zamkniętych okresów rozliczeniowych – zaksięgowane dokumenty sprzed kilku lat, zamknięte lata podatkowe, historyczne dane kadrowe pracowników już niezatrudnionych, a także zakończone procesy w obiegu dokumentów. Zakres archiwizacji ustalamy indywidualnie, biorąc pod uwagę wymogi prawne dotyczące okresu przechowywania dokumentacji księgowej i kadrowej.
Sposoby archiwizacji danych
W zależności od potrzeb firmy dane historyczne mogą zostać przeniesione do oddzielnej bazy archiwalnej, dostępnej do wglądu bez obciążania bazy bieżącej, lub wyeksportowane i zabezpieczone poza systemem produkcyjnym z zachowaniem możliwości odtworzenia w razie potrzeby, na przykład podczas kontroli.
Wpływ na wydajność systemu
Po przeprowadzeniu archiwizacji obserwuje się zauważalną poprawę czasu działania systemu – szybsze logowanie, sprawniejsze generowanie raportów oraz krótszy czas wykonywania kopii zapasowych bieżącej bazy danych, ponieważ obejmuje ona mniejszy wolumen aktywnych informacji.
Bezpieczeństwo danych archiwalnych
Dane przeniesione do archiwum również powinny być objęte polityką kopii zapasowych oraz odpowiednio zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, mimo że nie są już częścią codziennej pracy w systemie.
Kiedy planować archiwizację
Archiwizację warto planować cyklicznie, na przykład po zamknięciu roku obrotowego, zamiast czekać, aż rozmiar bazy danych zacznie realnie utrudniać pracę. Regularne porządkowanie danych ułatwia też zarządzanie samą bazą i skraca czas kolejnych operacji konserwacyjnych.
- Identyfikacja danych z zamkniętych okresów rozliczeniowych
- Wydzielenie bazy lub archiwum danych historycznych
- Poprawa wydajności bieżącej bazy produkcyjnej
- Zabezpieczenie danych archiwalnych zgodnie z wymogami prawnymi
