Z biegiem czasu baza danych ShopGold rośnie – setki tysięcy zamówień, rekordów klientów, sesji i logów zdarzeń. Przerosła baza spowalnia sklep, utrudnia generowanie raportów i zwiększa czas tworzenia kopii zapasowych. Archiwizacja historycznych danych przy zachowaniu ich dostępności to rozwiązanie, które poprawia wydajność bez utraty cennych informacji biznesowych.
Archiwizacja danych w ShopGold to proces selektywnego przenoszenia starszych, rzadko używanych danych do archiwum lub oddzielnej bazy, przy zachowaniu pełnej funkcjonalności sklepu dla bieżących operacji. Wymaga starannego planowania, by nie usunąć danych wymaganych przez przepisy podatkowe lub potrzebnych do obsługi reklamacji.
Dane podlegające archiwizacji
- Zamówienia starsze niż 2 lata (poza obowiązkowym okresem przechowywania podatkowego)
- Sesje klientów – automatycznie po wygaśnięciu, baza sesji często puchnie do setek MB
- Logi systemowe i logi zdarzeń starsze niż 90 dni
- Porzucone koszyki starsze niż 6 miesięcy
- Zdjęcia produktów usuniętych ze sklepu
- Historyczne dane analityczne (statystyki odwiedzin starsze niż 2 lata)
Przepisy o przechowywaniu danych
Przed archiwizacją analizujemy wymagania prawne dotyczące przechowywania danych: dokumenty księgowe (faktury, paragony) muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku podatkowego, dane osobowe klientów – przez okres niezbędny do realizacji umowy i obsługi reklamacji (zazwyczaj 1–3 lata), a dokumenty związane z VAT – przez 5 lat. Archiwizacja nie może naruszać tych wymagań – dane archiwalne muszą pozostać dostępne na żądanie organów skarbowych.
Realizacja archiwizacji
Archiwizację przeprowadzamy w kilku etapach: audyt zawartości bazy i identyfikacja kandydatów do archiwizacji, analiza wymagań prawnych, stworzenie archiwum w formacie SQL lub CSV, przeniesienie danych do archiwum zewnętrznego (serwer archiwum, zaszyfrowany storage w chmurze), usunięcie zarchiwizowanych danych z głównej bazy, optymalizacja tabel MySQL po usunięciu (OPTIMIZE TABLE). Po archiwizacji mierzymy poprawę czasu generowania raportów i tworzenia kopii zapasowych.
