Audyt licencji oprogramowania biurowego to systematyczna weryfikacja, czy firma posiada prawidłową liczbę i rodzaj licencji dla wszystkich używanych programów Microsoft Office. Jest niezbędny zarówno przed migracją do Microsoft 365, jak i po niej – dla optymalizacji kosztów i uniknięcia kar podczas kontroli BSA (Business Software Alliance). Dobrze przeprowadzony audyt ujawnia niedolicencjonowanie, nadlicencjonowanie i nieaktywne stanowiska generujące zbędne koszty.
Rodzaje licencji Microsoft Office
Licencje Office dzielą się na: OEM (dostarczona z komputerem, nie przenoszalna), Retail (kupiona osobno, przenoszalna), Volume Licensing (dla firm, kupiona pakietowo przez EA, MPSA lub Open License), i Subscription (Microsoft 365 z miesięczną opłatą). Każdy rodzaj ma inne warunki użycia. Licencje OEM nie pozwalają na przeniesienie na inny komputer. Licencje Volume można przenosić między urządzeniami zgodnie z warunkami umowy licencyjnej.
Narzędzia do audytu
Microsoft Intune i SCCM (Configuration Manager) skanują wszystkie zarządzane urządzenia i raportują zainstalowane oprogramowanie z kluczami licencji. Dla firm bez MDM dostępne są narzędzia: Spiceworks Inventory (bezpłatne), Lansweeper, ManageEngine AssetExplorer. Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit to bezpłatne narzędzie Microsoftu do audytu i planowania migracji. Ręczny audyt przez skrypt PowerShell Get-WmiObject Win32_Product jest możliwy w małych środowiskach.
Prawa użytkowania i wirtualizacja
Firmy używające wirtualizacji desktopów (VDI przez Azure Virtual Desktop, Citrix lub VMware Horizon) muszą szczególnie uważać na licencjonowanie Office. Office zainstalowany na serwerze zdalnym wymaga specjalnych licencji (Microsoft 365 Apps for Enterprise lub licencji RDS SAL). Office 2019 nie jest licencjonowany do zdalnego używania z serwerów – to częste naruszenie wykrywane podczas audytów. Microsoft 365 Apps for Enterprise ma prawo do użycia przez VDI dla wszystkich posiadaczy subskrypcji Business.
Optymalizacja kosztów po audycie
Po audycie możliwa jest optymalizacja: usunięcie licencji nieaktywnych pracowników (odejścia, długoterminowe L4), downgrade do tańszego planu dla użytkowników korzystających tylko z poczty i Teams (Business Basic vs Standard), wykrycie duplikatów licencji (pracownik z licencją OEM i M365 jednocześnie) i przejście z licencji wieczystych na subskrypcję dla lepszej elastyczności. Raport użycia Microsoft 365 Admin Center pokazuje aktywność każdej licencji przez ostatnie 30 lub 180 dni.
Zgodność z BSA i ryzyko kar
Business Software Alliance (BSA) regularnie prowadzi audyty polskich firm pod kątem używania nielicencjonowanego oprogramowania. Kary za niedolicencjonowanie mogą sięgać wielokrotności wartości brakujących licencji plus koszty prawne. Firma mająca udokumentowane procesy audytu i aktualną ewidencję oprogramowania jest w znacznie lepszej pozycji w przypadku kontroli. Wdrożenie SAM (Software Asset Management) jako procesu ciągłego eliminuje ryzyko nieświadomego niedolicencjonowania.
