Centralny serwer wydruku oparty na roli Print and Document Services w Windows Server pozwala firmom zarządzać wszystkimi drukarkami w sieci z jednego miejsca, bez potrzeby instalowania sterowników na każdym komputerze z osobna. Administrator dodaje drukarkę do serwera raz, a stacje robocze automatycznie pobierają sterownik przy pierwszym połączeniu przez Group Policy. Zarządzanie kolejkami wydruku, monitorowanie użycia i kontrola kosztów druku są scentralizowane, co upraszcza administrację i pozwala egzekwować polityki oszczędzania papieru i tuszu.
Rola Print and Document Services w Windows Server
Instalacja roli Print and Document Services przez Server Manager dodaje Menedżera wydruku – centralną konsolę do zarządzania wszystkimi drukarkami i serwerami wydruku w sieci. Każda drukarka fizyczna lub wielofunkcyjna posiada odpowiadający port TCP/IP, kolejkę wydruku i zainstalowane sterowniki po stronie serwera. Sterowniki po stronie serwera (driver isolation) eliminują ryzyko destabilizacji serwera przez wadliwy sterownik drukarki – problem ze sterownikiem jednej drukarki nie wpływa na kolejki innych urządzeń.
Automatyczne wdrażanie drukarek przez GPO
Group Policy Preferences pozwalają automatycznie wdrożyć drukarkę sieciową na komputery w danej jednostce organizacyjnej (OU) Active Directory lub dla wybranych grup użytkowników. Pracownik logujący się na nowym komputerze automatycznie widzi w swojej liście drukarek serwer wydruku właściwy dla swojego działu i lokalizacji – bez ręcznej konfiguracji przez IT. GPO może też ustawić domyślną drukarkę dla poszczególnych użytkowników i usunąć drukarkę przy przeprowadzce pracownika do innego oddziału.
Universal Print – chmurowy serwer wydruku Microsoft
Universal Print to chmurowa alternatywa dla tradycyjnego serwera wydruku, dostępna w planach Microsoft 365 Business Standard i wyższych. Drukarki są rejestrowane w Universal Print przez Universal Print Connector (oprogramowanie na komputerze w sieci drukarki) lub natywnie przez drukarki obsługujące Universal Print natively. Użytkownicy instalują drukarkę przez portal Ustawień Windows – bez sterowników i bez konfigurowania portu TCP/IP. Eliminacja lokalnego serwera wydruku upraszcza infrastrukturę, szczególnie dla firm przechodzących na zarządzanie chmurowe przez Intune.
Monitorowanie użycia wydruku
Dzienniki zdarzeń serwera wydruku rejestrują każdy wydruk – użytkownik, czas, drukarka, liczba stron i nazwa dokumentu. Narzędzia raportowania jak PaperCut lub Equitrac integrują się z serwerem wydruku Windows i generują szczegółowe raporty kosztów wydruku per użytkownik, dział i drukarka, umożliwiając alokację kosztów do projektów i centrów kosztów. Zasady zarządzania wydrukiem (Print Management Policies) mogą wymuszać drukowanie dwustronne i w skali szarości jako domyślne, redukując zużycie papieru i tonerów nawet o 40%.
Drukowanie w środowiskach hybrydowych i RDS
W środowiskach Remote Desktop Services (serwer terminalowy) przekierowanie drukarki pozwala użytkownikowi drukować z aplikacji serwera na lokalnej drukarce podłączonej do jego stacji roboczej. Easy Print w RDS automatycznie przekierowuje drukarkę użytkownika bez konieczności instalowania jej sterownika po stronie serwera, co znacząco upraszcza obsługę różnorodnego sprzętu drukującego w środowiskach wieloużytkownikowych. Polityki Group Policy kontrolują, które drukarki lokalne mogą być przekierowywane w sesji RDS, chroniąc przed niezamierzonym wydrukiem poufnych dokumentów na drukarkach prywatnych pracowników.
