Firmy korzystające z Subiekta GT i obsługiwane przez zewnętrzne biuro rachunkowe muszą regularnie przekazywać dane do księgowania. Subiekt GT oferuje kilka mechanizmów wymiany danych z biurem: eksport plików wymiany, integracja z produktami Insert FK (Rewizor GT) lub wymiana przez platformę eBiuro. Prawidłowe skonfigurowanie przepływu danych eliminuje podwójne wprowadzanie dokumentów i minimalizuje ryzyko błędów.
Format pliku wymiany z Subiekta GT
Subiekt GT eksportuje dane sprzedaży, zakupów i rozrachunków w formacie wymiany Insert (plik .sgt lub XML). Biuro rachunkowe importuje te pliki do Rewizora GT lub innego programu FK obsługującego ten format. Konfigurujemy zakres eksportowanych danych: jakie typy dokumentów, za jaki okres i z jakimi szczegółami (opis na dokumentach FK, centra kosztów).
Integracja przez Insert eBiuro
Insert eBiuro to platforma chmurowa umożliwiająca wymianę dokumentów między firmą a biurem rachunkowym bez ręcznego kopiowania plików. Konfigurujemy połączenie Subiekta GT z platformą eBiuro: dane konta, mapowanie typów dokumentów i harmonogram automatycznej synchronizacji. Biuro rachunkowe importuje dokumenty bezpośrednio z platformy do swojego oprogramowania.
Zamknięcie miesiąca i przekazanie danych
Wypracowujemy z firmą procedurę comiesięcznego zamknięcia: do jakiego dnia wszystkie dokumenty muszą być wprowadzone, jak weryfikować ich kompletność przed wysyłką do biura, jak postępować z dokumentami, które wpłynęły po terminie. Jasna procedura zamknięcia eliminuje chaotyczne dosyłanie faktur biuru w połowie miesiąca.
Obsługa ewidencji VAT i JPK
Subiekt GT generuje ewidencję VAT sprzedaży i zakupów, którą biuro rachunkowe wykorzystuje do przygotowania pliku JPK_V7. Weryfikujemy, czy wszystkie dokumenty mają prawidłowe oznaczenia GTU i procedury specjalne wymagane przez JPK_V7. Pomagamy też w uzgodnieniu danych między Subiektem a systemem FK biura, gdy pojawiają się rozbieżności w rejestrach VAT.
Rozrachunki i należności
Biuro rachunkowe często chce widzieć stan rozrachunków z kontrahentami: które faktury są zapłacone, które zaległe. Konfigurujemy eksport rozrachunków z Subiekta i uzgadniamy sposób ich importu do systemu FK biura. Dbamy też o poprawne oznaczanie płatności w Subiekcie, tak aby raport należności był zawsze aktualny.
