Przepisy podatkowe wymagają przechowywania dokumentacji handlowej przez określony czas – zazwyczaj 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Subiekt nexo gromadzi te dane w aktywnej bazie, co z biegiem lat sprawia, że baza staje się coraz bardziej rozbudowana. Archiwizacja starszych danych pozwala zachować wymaganą historię przy jednoczesnym utrzymaniu wydajności bieżącej bazy.
Serwis laptopów Wiatraczna wdraża strategie archiwizacji danych w Insert Subiekt nexo, balansując wymagania prawne z potrzebami wydajnościowymi systemu.
Kiedy archiwizacja staje się potrzebna
Potrzeba archiwizacji pojawia się zazwyczaj, gdy: baza danych nexo przekroczyła kilkadziesiąt GB, generowanie raportów rocznych trwa kilka minut, lub operatorzy skarżą się na wolne wczytywanie historii kontrahentów. Gdy jednoczesna analiza danych z kilku lat spowalnia bieżącą pracę, archiwizacja danych starszych niż określona data przywraca szybkość działania.
Podejścia do archiwizacji w nexo
Nexo nie posiada natywnej funkcji archiwizacji danych do osobnej bazy (jak niektóre starsze systemy), ale istnieje kilka podejść. Pierwsze to tworzenie „archiwum tylko do odczytu" przez przywrócenie kopii bazy z wybranej daty na osobną instancję SQL Server lub osobną bazę danych – dostępną do przeglądania w razie potrzeby. Drugie to eksport danych starszych niż określona data do pliku XML lub CSV i usunięcie ich z aktywnej bazy po uzgodnieniu z klientem.
Przygotowanie do archiwizacji
Przed archiwizacją wykonujemy pełną kopię zapasową aktywnej bazy. Ustalamy z klientem datę cięcia: dane do tej daty trafią do archiwum, późniejsze pozostaną w aktywnej bazie. Weryfikujemy, czy w zbiorze do archiwizacji nie ma dokumentów otwartych (nierozliczone faktury, aktywne zlecenia), które muszą pozostać w bieżącej bazie.
Konfiguracja dostępu do archiwum
Po archiwizacji konfigurujemy dostęp do danych archiwalnych. Archiwum powinno być dostępne do odczytu dla uprawnionych pracowników (np. w razie kontroli skarbowej), ale niemożliwe do modyfikacji. Tworzymy dokumentację, gdzie i jak dostać się do archiwum oraz jakich danych szukać.
Harmonogram regularnej archiwizacji
Dla firm chcących utrzymać regularne archiwizowanie danych konfigurujemy cykliczną procedurę: raz w roku lub co kwartał przenosimy najstarszą partię danych do archiwum. Automatyzujemy tę procedurę przez skrypty SQL Server, by nie wymagała ręcznej interwencji.
Jak skorzystać z naszego serwisu
Archiwizacja danych nexo to zadanie wymagające planowania i wykonania z zachowaniem ciągłości dostępu do historii. Serwis Wiatraczna wdroży strategię archiwizacji dopasowaną do Twoich potrzeb. Skontaktuj się z nami.
